Sicherheit und Datenschutz

Ihre signierten Dokumente: in Europa und unter Kontrolle

Was Sie signieren, gehört meist zum Sensibelsten, was ein Unternehmen hat. KimoSign speichert es verschlüsselt auf Servern in der Europäischen Union, mit täglichen Backups und einem Protokoll, wer was mit jedem Dokument getan hat.

Die Fragen der IT, beantwortet

KimoSign speichert signierte Dokumente und ihre Nachweise auf Servern in der Europäischen Union, verschlüsselt bei Übertragung und Speicherung, mit täglichen Backups samt getesteter Wiederherstellung und einem Audit-Protokoll jeder Aktion, und erbringt den Dienst als Auftragsverarbeiter mit dem von Art. 28 DSGVO verlangten Vertrag, ohne Drittlandübermittlungen.

Inhalt geprüft am 17. Oktober 2026

Speicherort der Daten: Europäische Union Keine Übermittlungen, die Garantien nach Kapitel V DSGVO erfordern
AV-Vertrag: Art. 28 DSGVO Mit Liste der Unterauftragsverarbeiter
Sicherheitsmaßnahmen: Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Backups Art. 32 DSGVO
Meldung von Datenschutzverletzungen: 72 Stunden Art. 33 DSGVO, ab Bekanntwerden
Datensicherung: Täglich, mit getesteter Wiederherstellung Ein Backup, das nie wiederhergestellt wurde, ist kein Backup

Server in der EU

Keine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

Verschlüsselung

Bei Übertragung und Speicherung, für Dokumente, Nachweise und Daten der Unterzeichner.

Firewall

Blockade unerwünschter Verbindungen und dedizierte Ressourcen.

Audit-Protokoll

Wer jedes Dokument versendet und wer es signiert hat, und wann.

Geprüfte Backups

Tägliche Datensicherungen mit getesteter Wiederherstellung.

DSGVO ohne Kleingedrucktes

Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Betrieb

Wie der Dienst betrieben wird

Kontinuierliches Monitoring mit Alarmierung
Tägliche Backups mit regelmäßigen Wiederherstellungstests
Getrennte Test- und Produktivumgebungen
Geplante und angekündigte Updates
Protokollierter Supportzugriff nur nach Freigabe
Notfall- und Wiederanlaufplan

Infrastruktur

Daten innerhalb der Europäischen Union

Wer Dokumente und Nachweise in der EU speichert, erspart sich den unbequemsten Teil der DSGVO: Drittlandübermittlungen mit Angemessenheitsbeschlüssen oder Standardvertragsklauseln zu rechtfertigen.

Server in der Europäischen Union
Tägliche Backups mit getesteter Wiederherstellung
AV-Vertrag mit Liste der Unterauftragsverarbeiter

Rechtsrahmen

Auf welcher Rechtsgrundlage wir arbeiten

DSGVO (EU) 2016/679

Die europäische Datenschutz-Grundverordnung, die die Verarbeitung der Daten der Unterzeichner regelt.

AEPD

Die spanische Datenschutzbehörde (Agencia Española de Protección de Datos), zuständige Aufsichtsbehörde in Spanien.

Typische Fälle

Die Fragen, die aus dem Gremium kommen

Öffentlicher Sektor · Ausschreibung

Leistungsbeschreibung verlangt Datenverarbeitung in der EU

Vorher Das bisherige Signaturtool speicherte die Dokumente außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, was bei jeder Ausschreibung begründet werden musste.

Nachher Der europäische Speicherort ist im AV-Vertrag belegt, und die Anforderung der Ausschreibung ist ohne weitere Prüfung erfüllt.

Unternehmen mit Datenschutzbeauftragtem

Bewertung des Signaturanbieters

Vorher Die Informationen des Anbieters zusammenzutragen, kostete Wochen voller E-Mails, und manche Fragen blieben offen.

Nachher AV-Vertrag, Liste der Unterauftragsverarbeiter und Sicherheitsmaßnahmen liegen ab dem ersten Kontakt vor.

Dienstleistungen · Kundenaudit

Wer an einem Vertrag beteiligt war

Vorher Es gab keine Möglichkeit festzustellen, wer welches Dokument wann versendet oder signiert hatte.

Nachher Jedes Dokument hält fest, wer es versendet und wer es signiert hat, mit Datum und Uhrzeit.

Begriffe

Datenschutzbegriffe

Auftragsverarbeiter: Wer personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet, nach dessen dokumentierten Weisungen und auf Grundlage des Vertrags nach Art. 28 DSGVO.
Drittlandübermittlung: Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Sie erfordert Garantien nach Kapitel V DSGVO, etwa einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln.
Audit-Protokoll: Unveränderbarer Verlauf aller Aktionen zu jedem Dokument: wer, was und wann.
Verschlüsselung ruhender Daten: Schutz der Daten während der Speicherung, der den Schaden begrenzt, falls jemand Zugriff auf den physischen Datenträger oder eine Kopie erhält.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Wo werden die Dokumente gespeichert?

Auf Servern in der Europäischen Union, verschlüsselt bei Übertragung und Speicherung, mit täglichen Datensicherungen.

Wer ist Verantwortlicher, wer Auftragsverarbeiter?

Ihr Unternehmen ist der Verantwortliche: Es entscheidet, was und mit wem signiert wird. KimoSign handelt als Auftragsverarbeiter und verarbeitet die Daten ausschließlich nach Ihren Weisungen, auf Grundlage des von Art. 28 DSGVO geforderten Vertrags.

Welche Daten der Unterzeichner werden verarbeitet?

Die zur Identifizierung und zum Nachweis der Signatur notwendigen: Name, E-Mail oder Telefonnummer, IP-Adresse, Gerät und – sofern freigegeben – ungefährer Standort. Mehr nicht.

Was passiert bei einer Datenschutzverletzung?

Art. 33 DSGVO verpflichtet dazu, sie der Aufsichtsbehörde binnen höchstens zweiundsiebzig Stunden zu melden. Im AV-Vertrag verpflichten wir uns, Sie unverzüglich zu informieren, damit Sie diese Frist einhalten können.

Lässt sich nachvollziehen, wer an einem Dokument beteiligt war?

Ja. Zu jedem Dokument wird gespeichert, wer es versendet und wer es signiert hat, mit Datum und Uhrzeit.

Gehören die Daten uns, wenn wir den Dienst beenden?

Ja. Die signierten Dokumente gehören Ihnen, und der Vertrag regelt, was nach Vertragsende mit ihnen und ihren Nachweisen geschieht.

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Sicherheit der elektronischen Signatur und DSGVO-Konformität

KimoSign speichert signierte Dokumente und ihre Nachweise auf Servern in der Europäischen Union, mit Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Firewall, täglichen, geprüften Backups und einem Audit-Protokoll jeder Aktion.

Der Dienst wird mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und dem spanischen Datenschutzgesetz LOPDGDD erbracht, ohne Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.