Servidores en la UE
Sin transferencias internacionales de datos fuera del Espacio Económico Europeo.
Seguridad y protección de datos
Tus documentos firmados, en Europa y bajo control
Lo que firmas suele ser de lo más sensible que tiene una empresa. KimoSign lo guarda en servidores de la Unión Europea, cifrado, con copias diarias y un registro de quién ha hecho qué con cada documento.
Las preguntas de IT, respondidas
KimoSign guarda los documentos firmados y sus evidencias en servidores de la Unión Europea, cifrados en tránsito y en reposo, con copias diarias de restauración probada y un registro de auditoría de cada acción, y presta el servicio como encargado del tratamiento con el contrato que exige el art. 28 del RGPD, sin transferencias internacionales de datos.
- Ubicación de los datos
- Unión Europea Sin transferencias que exijan garantías del capítulo V del RGPD
- Contrato de encargado
- Art. 28 del RGPD Con la relación de subencargados
- Medidas de seguridad
- Cifrado, control de accesos, copias Art. 32 del RGPD
- Notificación de brechas
- 72 horas Art. 33 del RGPD, desde que se tiene constancia
- Copias de seguridad
- Diarias, con restauración probada Una copia que nunca se ha restaurado no es una copia
Cifrado
En tránsito y en reposo, para documentos, evidencias y datos de los firmantes.
Cortafuegos
Bloqueo de conexiones no deseadas y recursos dedicados.
Registro de auditoría
Quién envió y quién firmó cada documento, y cuándo.
Copias verificadas
Copias de seguridad diarias con restauración probada.
RGPD sin letra pequeña
Contrato de encargado del tratamiento conforme al art. 28 del RGPD.
Operación
Cómo se mantiene el servicio
- Monitorización continua con alertas
- Copias diarias con pruebas periódicas de restauración
- Entornos separados de pruebas y producción
- Actualizaciones planificadas y comunicadas
- Acceso de soporte registrado y bajo autorización
- Plan de continuidad y recuperación
Infraestructura
Datos dentro de la Unión Europea
Alojar los documentos y sus evidencias en la UE evita la parte más incómoda del RGPD: justificar transferencias internacionales con decisiones de adecuación o cláusulas contractuales tipo.
- Servidores en la Unión Europea
- Copias diarias con restauración probada
- Contrato de encargado con la relación de subencargados
Casos habituales
Las preguntas que llegan del comité
Sector público · licitación
Pliego que exige tratamiento de datos en la UE
Antes La herramienta de firma anterior alojaba los documentos fuera del Espacio Económico Europeo y obligaba a justificarlo en cada licitación.
Después La ubicación europea se acredita en el contrato de encargado y el requisito del pliego se cumple sin análisis adicional.
Empresa con delegado de protección de datos
Evaluación del proveedor de firma
Antes Reunir la información del proveedor costaba semanas de correos y algunas preguntas quedaban sin respuesta.
Después Contrato de encargado, relación de subencargados y medidas de seguridad disponibles desde el primer contacto.
Servicios · auditoría de cliente
Quién intervino en un contrato
Antes No había forma de saber quién había enviado o firmado cada documento ni cuándo.
Después Cada documento conserva quién lo envió y quién lo firmó, con fecha y hora.
Vocabulario
Términos de protección de datos
- Encargado del tratamiento
- Quien trata datos personales por cuenta del responsable, siguiendo sus instrucciones documentadas y bajo el contrato del art. 28 del RGPD.
- Transferencia internacional
- Envío de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo. Exige garantías del capítulo V del RGPD, como una decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo.
- Registro de auditoría
- Historial inalterable de las acciones realizadas sobre cada documento: quién, qué y cuándo.
- Cifrado en reposo
- Protección de los datos mientras están almacenados, que limita el daño si alguien accede al soporte físico o a una copia.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Dónde se guardan los documentos?
En servidores ubicados en la Unión Europea, cifrados en tránsito y en reposo y con copias de seguridad diarias.
¿Quién es responsable y quién encargado del tratamiento?
Tu empresa es la responsable: decide qué se firma y con quién. KimoSign actúa como encargado y solo trata los datos siguiendo tus instrucciones, bajo el contrato que exige el art. 28 del RGPD.
¿Qué datos de los firmantes se tratan?
Los necesarios para identificarlos y probar la firma: nombre, correo o teléfono, dirección IP, dispositivo y, si se autoriza, ubicación aproximada. Nada más.
¿Qué pasa si hay una brecha de seguridad?
El art. 33 del RGPD obliga a notificarla a la autoridad de control en un máximo de setenta y dos horas. El contrato de encargado recoge el compromiso de comunicárosla sin dilación para que podáis cumplir ese plazo.
¿Se puede saber quién ha intervenido en un documento?
Sí. Cada documento conserva quién lo envió y quién lo firmó, con fecha y hora.
¿Los datos son nuestros si dejamos el servicio?
Sí. Los documentos firmados son vuestros, y el contrato fija qué ocurre con ellos y con sus evidencias al terminar la relación.
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KimoSign aloja los documentos firmados y sus evidencias en servidores de la Unión Europea, con cifrado en tránsito y en reposo, cortafuegos, copias de seguridad diarias verificadas y registro de auditoría de cada acción.
El servicio se presta con contrato de encargado del tratamiento conforme al art. 28 del RGPD y a la LOPDGDD, sin transferencias internacionales de datos fuera del Espacio Económico Europeo.