Kanzleien und Beratung
Mandatsvereinbarungen, Dienstleistungsverträge und Genehmigungen, die der Mandant aus der Ferne signiert.
Elektronische Signatur nach eIDAS
Rechtsgültig signieren – in ganz Europa
KimoSign ist die elektronische Signatur von Kimobox: einfach, fortgeschritten oder qualifiziert, je nachdem, was das Dokument verlangt – und mit den Nachweisen, die jeder Anfechtung standhalten. Ihre Unterzeichner signieren in Sekunden am Smartphone, ohne etwas zu installieren.
3 Stufen
Einfach, fortgeschritten und qualifiziert auf derselben Plattform
eIDAS
Verordnung (EU) Nr. 910/2014: gültig in allen siebenundzwanzig Mitgliedstaaten
EU
Server in der Europäischen Union und Vertrag zur Auftragsverarbeitung
0 € extra
Für alle, die bereits mit Kimobox arbeiten: Die Signatur ist inklusive
Drei Stufen, ein Ablauf
Wählen Sie die Signaturstufe, die jedes Dokument braucht
Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Arten elektronischer Signaturen. Keine ist per se die bessere: Eine interne Richtlinie braucht nicht dasselbe wie ein Unternehmenskauf. Mit KimoSign entscheiden Sie Dokument für Dokument, ohne das Werkzeug zu wechseln.
Stufe 1 · Einfach
Einfache elektronische Signatur
Der schnellste Weg, eine Zustimmung einzuholen: ein Klick auf „Akzeptieren“, ein gesetztes Häkchen oder eine Bestätigung per E-Mail – protokolliert mit Datum, Uhrzeit und IP-Adresse.
- In wenigen Minuten startklar
- Ohne Codes und Zertifikate
- Jede Zustimmung wird protokolliert
Ideal für: Formulare, Nutzungsbedingungen und interne Richtlinien mit geringem Risiko.
Einfache Signatur → Stufe 2 · FortgeschrittenFortgeschrittene elektronische Signatur
Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, der sich mit einem Einmalcode per SMS oder E-Mail ausweist und seine Unterschrift am Bildschirm zeichnen kann. Jede spätere Änderung macht sie ungültig.
- PIN per SMS oder E-Mail
- Handschriftliche Unterschrift am Touchscreen
- Zeitstempel und Nachweisdossier
Ideal für: Verträge mit Kunden und Lieferanten, Personalunterlagen und Geheimhaltungsvereinbarungen.
Fortgeschrittene Signatur → Stufe 3 · QualifiziertQualifizierte elektronische Signatur
Sie entsteht mit einem qualifizierten Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters und hat von Gesetzes wegen dieselbe Rechtswirkung wie die handschriftliche Unterschrift – in der gesamten Europäischen Union.
- Qualifiziertes Zertifikat des Unterzeichners
- Qualifizierter Zeitstempel
- In allen Mitgliedstaaten anerkannt
Ideal für: Geschäfte mit hohem Wert und Vorgänge, bei denen eine qualifizierte Signatur verlangt wird.
Qualifizierte Signatur →Vergleich
Einfach, fortgeschritten oder qualifiziert – auf einen Blick
Alle drei entfalten Rechtswirkung. Unterschiedlich ist, wie der Unterzeichner identifiziert wird, wie sicher feststeht, dass das Dokument unverändert ist, und wer im Streitfall was beweisen muss.
| Merkmal | Stufe 1 Einfach | Stufe 2 Fortgeschritten | Stufe 3 Qualifiziert |
|---|---|---|---|
| Sicherheitsniveau | Grundlegend | Hoch | Maximal |
| Identifizierung des Unterzeichners | Nicht vorgeschrieben: Ein Klick, ein Häkchen oder eine Bestätigung per E-Mail genügt | Pflicht: PIN per SMS oder E-Mail, handschriftliche Unterschrift am Bildschirm | Qualifiziertes Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters, der die Identität geprüft hat |
| Integrität des Dokuments | Garantiert für sich allein nicht, dass das Dokument unverändert bleibt | Jede nachträgliche Änderung macht die Signatur ungültig | Jede Änderung macht sie ungültig – mit qualifizierter Signaturerstellungseinheit und qualifiziertem Zertifikat |
| Protokollierte Nachweise | Datum, Uhrzeit, IP-Adresse und E-Mail | Zusätzlich Authentifizierungsmethode, Zeitstempel und Hashwert des Dokuments | Zusätzlich Zertifikatsdaten und qualifizierter Zeitstempel |
| Rechtswirkung (eIDAS) | Gültig; ihre Beweiskraft hängt von den Nachweisen ab | Gültig, mit erheblichem Gewicht, falls jemand sie anficht | Gleiche Rechtswirkung wie die handschriftliche Unterschrift in der gesamten EU |
| Typische Einsatzfälle | Nutzungsbedingungen, Formulare, interne Richtlinien | Geschäfts- und Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Freigaben | Geschäfte mit hohem Wert, Finanzierungsverträge, Vorgänge, die eine qualifizierte Signatur verlangen |
So funktioniert es
Vom PDF zum signierten Dokument – ohne Papier und Kurier
Der Unterzeichner braucht weder Konto noch Lizenz noch App: Er erhält einen Link, weist sich mit der von Ihnen gewählten Methode aus und signiert. Sie sehen jederzeit, wer bereits unterschrieben hat und wer noch fehlt.
- 1 Sie bereiten den Versand vorSie laden das PDF hoch oder lassen es von Ihrem ERP oder Kimobox-Prozess erzeugen und legen Unterzeichner, Reihenfolge und Signaturstufe fest.
- 2 Der Unterzeichner erhält esEinen sicheren Link per E-Mail oder SMS. Er öffnet sich am Computer, Tablet oder Smartphone.
- 3 Identifizieren und signierenPer Klick, Einmalcode, handschriftlicher Unterschrift oder qualifiziertem Zertifikat.
- 4 VersiegeltHashwert des Dokuments, Zeitstempel und Nachweisdossier. Alle Parteien erhalten ihre Kopie.
Nachweise
Eine Signatur ist nur so viel wert wie ihre Beweise
Wird eine Signatur angefochten, geht es nicht um den Schriftzug, sondern darum, wer wann und von wo unterschrieben hat – und welche Fassung des Dokuments genau. KimoSign hält all das in einem Dossier fest, das jedes signierte Dokument begleitet.
Was das Dossier enthält →- Identität
- Verwendete Authentifizierung: verifizierte E-Mail, PIN per SMS oder qualifiziertes Zertifikat.
- Zeitpunkt
- Zeitstempel jeder Signatur, qualifiziert, wenn die Stufe es verlangt.
- Integrität
- Kryptografischer Hashwert des Dokuments: Ändert sich ein Komma, schlägt die Prüfung fehl.
- Kontext
- IP-Adresse, Gerät und – sofern freigegeben – ungefährer Standort des Unterzeichners.
- Blockchain
- Optional wird der Hashwert in einer öffentlichen Blockchain verankert, für eine unabhängige Prüfung.
Einsatzbereiche
Die Dokumente, die heute zum Unterschreiben gedruckt werden
Überall dort, wo ein Dokument per Kurier reist, eingescannt wird oder im Eingangskorb liegt, spart die elektronische Signatur Tage – und hinterlässt einen besseren Beweis als Papier.
Personalwesen
Verträge, Zusatzvereinbarungen, interne Richtlinien und Geräteübergaben, von der Belegschaft am Smartphone signiert.
Signatur im Personalwesen →Geschäftsverträge
Angebote, Verträge mit Kunden und Lieferanten und Geheimhaltungsvereinbarungen mit mehreren Unterzeichnern in fester Reihenfolge.
Verträge signieren →Geschäftsführung und Finanzen
Geschäfte mit hohem Wert und Vorgänge, die eine qualifizierte Signatur verlangen, mit dem Zertifikat des Bevollmächtigten.
Integriert in Kimobox
Wer Kimobox nutzt, bekommt die Signatur ohne Aufpreis
KimoSign ist die elektronische Signatur der Plattform Kimobox. Wer sie bereits für Prozesse, Mitarbeiterportal oder Qualitätsmanagement einsetzt, hat die Signatur inklusive – ohne separate Lizenzen.
- Die Signatur ist ein weiterer Schritt in jedem Kimobox-Prozess
- Dieselben Nutzer, dieselben Rechte, dieselbe Nachverfolgbarkeit
- Das signierte Dokument kehrt mit seinen Nachweisen in die Akte zurück
Anbindung
Signieren direkt aus Ihrem bestehenden System
Mit Kimobox Connector übernimmt KimoSign die Dokumente aus Ihrem ERP und spielt das signierte Original zurück – ohne Dateien von Hand herunter- oder hochzuladen. Für alle anderen Systeme gibt es eine REST-API.
- Sage 200
- Navision
- SAP
- A3
- Odoo
- REST-API
Für den Unterzeichner
Unterschreiben sollte keine Anleitung brauchen
Das Erlebnis des Unterzeichners entscheidet, ob ein Vertrag nach zehn Minuten oder nach zehn Tagen zurückkommt. Deshalb signiert man bei KimoSign mit dem, was man gerade zur Hand hat.
Am Smartphone
Der Link öffnet sich im Browser des Telefons. Ohne App und ohne Registrierung.
Vor Ort
Auf einem Tablet, mit der handschriftlichen Unterschrift direkt am Bildschirm erfasst.
Am Computer
Mit dem qualifizierten Zertifikat des Unterzeichners, wenn das Dokument es verlangt.
Sicherheit
Ihre Dokumente verlassen Europa nicht
Dokumente und Nachweise liegen verschlüsselt und täglich gesichert auf Servern in der Europäischen Union – unter einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Ihr Datenschutzbeauftragter ohne böse Überraschungen lesen kann.
- Server in der Europäischen Union
- Verschlüsselt bei Übertragung und Speicherung
- Tägliche Backups mit getesteter Wiederherstellung
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung (DSGVO)
Sagen Sie uns, welche Dokumente Sie nicht mehr drucken wollen
Eine halbe Stunde Videocall mit Ihrem realen Fall auf dem Tisch: was Sie unterschreiben, wer unterschreibt und mit welcher Stufe. Dazu eine ehrliche Antwort, ob KimoSign passt.
Häufige Fragen
Was man uns vor dem Start fragt
Was ist KimoSign?
Die Lösung für elektronische Signaturen von Kimobox. Sie ermöglicht das Signieren von Dokumenten in allen drei Stufen der eIDAS-Verordnung – einfach, fortgeschritten und qualifiziert – und speichert zu jeder Signatur ein Nachweisdossier, das sie stützt, falls jemand sie anficht.
Ist die elektronische Signatur rechtsgültig?
Ja. Nach Artikel 25 Absatz 1 der eIDAS-Verordnung darf einer Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Die qualifizierte Signatur hat zudem von Gesetzes wegen dieselbe Wirkung wie die handschriftliche – in der gesamten Europäischen Union.
Welche Signaturart brauche ich?
Das hängt vom Dokument ab. Für die Annahme von Bedingungen oder einer internen Richtlinie genügt die einfache; für Verträge mit Kunden, Lieferanten oder Beschäftigten ist die fortgeschrittene üblich; für Geschäfte mit hohem Wert oder Vorgänge, die eine qualifizierte Signatur verlangen, die qualifizierte.
Muss der Unterzeichner etwas installieren oder sich registrieren?
Nein. Er erhält einen Link per E-Mail oder SMS und signiert im Browser von Smartphone, Tablet oder Computer. Nur für die qualifizierte Signatur braucht er ein eigenes qualifiziertes Zertifikat.
Können mehrere Personen dasselbe Dokument signieren?
Ja, und zwar in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge. Jeder erhält das Dokument, wenn er an der Reihe ist, wer sich Zeit lässt, wird automatisch erinnert, und nach der letzten Signatur erhalten alle die versiegelte Kopie.
Wo werden die signierten Dokumente gespeichert?
Auf Servern in der Europäischen Union, verschlüsselt bei Übertragung und Speicherung, mit täglichen Backups. Der Dienst wird mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO erbracht.
Lässt es sich in unser ERP integrieren?
Ja. Über Kimobox Connector arbeitet KimoSign mit Sage 200, Navision, SAP, A3 und Odoo und mit jedem anderen System über die REST-API: Das Dokument verlässt Ihr System und kommt signiert zurück, ganz ohne Handarbeit.
Was kostet es?
Für Kimobox-Kunden ist die elektronische Signatur ohne Aufpreis enthalten. Allen anderen erstellen wir ein Angebot nach Dokumentenvolumen und den benötigten Signaturstufen.
Elektronische Signatur nach eIDAS für Unternehmen
KimoSign ist eine Lösung für die elektronische Signatur in Unternehmen und deckt alle drei Stufen der eIDAS-Verordnung ab: einfache elektronische Signatur, fortgeschrittene elektronische Signatur und qualifizierte elektronische Signatur, rechtsgültig in der gesamten Europäischen Union.
Jedes signierte Dokument enthält ein Nachweisdossier mit der Authentifizierungsmethode des Unterzeichners, Zeitstempel, kryptografischem Hashwert des Dokuments, IP-Adresse und optional einer Verankerung in der Blockchain. Signiert wird am Smartphone, Tablet oder Computer – per PIN über SMS oder E-Mail, handschriftlicher Unterschrift oder qualifiziertem Zertifikat.
KimoSign ist ohne Aufpreis in Kimobox integriert, lässt sich an ERP-Systeme wie Sage 200, Navision, SAP, A3 und Odoo anbinden und läuft gemäß DSGVO auf europäischen Servern.