Personalwesen

Elektronische Signatur für das Personalwesen

Verträge, Zusatzvereinbarungen, interne Richtlinien, Geräteübergaben und Mitteilungen, von der Belegschaft am Smartphone signiert – mit der passenden Signaturstufe für jedes Dokument und ohne ein einziges Blatt, das eingescannt werden muss.

Was sie im Personalwesen löst

Mit der elektronischen Signatur im Personalwesen signiert die Belegschaft Verträge, Zusätze, Richtlinien und Materialübergaben am Smartphone, wobei für jedes Dokument die passende Stufe gewählt wird – fortgeschritten mit SMS-PIN für arbeitsrechtlich Relevantes, einfach für Bestätigungen – und jede Signatur mit ihrem Nachweisdossier in der Personalakte archiviert wird.

Inhalt geprüft am 17. Oktober 2026

Übliche Stufe für Verträge: Fortgeschrittene Signatur Identifizierung per PIN über SMS oder E-Mail, geschütztes Dokument
Übliche Stufe für Bestätigungen: Einfache Signatur Mit Protokoll von Datum, Uhrzeit, IP und Dokumentfassung
Unterzeichner: Ohne Konto und Installation Signiert im Browser seines Smartphones
Gültigkeit: Volle Rechtswirkung Art. 25 Abs. 1 der eIDAS-Verordnung
Mit Kimobox: Ohne Aufpreis Integriert in Mitarbeiterportal und HR-Prozesse

Verträge und Zusätze

Fortgeschrittene Signatur mit SMS-PIN für arbeitsrechtlich relevante Unterlagen.

Richtlinien und Mitteilungen

Bestätigung per einfacher Signatur, wo nur die Kenntnisnahme belegt werden muss.

Versand an die ganze Belegschaft

Ein Dokument an Hunderte Personen, jede mit eigener Signatur und eigenem Nachweis.

Erinnerungen

Automatische Hinweise an alle, die noch nicht signiert haben, und Übersicht der offenen Vorgänge.

Am Smartphone

Mitarbeitende signieren am eigenen Telefon, auch schon vor dem ersten Arbeitstag.

Geordnete Personalakte

Jedes signierte Dokument in Sekunden nach Person und Art auffindbar.

Was signiert wird

Typische Personalunterlagen

Arbeitsverträge, Verlängerungen und Zusatzvereinbarungen
Vereinbarungen zu Homeoffice, Geheimhaltung und Wettbewerbsverbot
Interne Richtlinien: Gerätenutzung, Ethikkodex, Datenschutz
Ausgabe persönlicher Schutzausrüstung und Arbeitsmittel
Empfang von Mitteilungen, Schulungen und Verfahrensanweisungen
Unterlagen zu Eintritt und Austritt

So funktioniert es

Ein Onboarding ohne Papier

1 Unterlagen vorbereitenVertrag, Richtlinien und Zusätze, erzeugt aus Ihrer Vorlage oder Ihrer HR-Software.
2 Versand an den MitarbeiterPer E-Mail oder SMS an seine privaten Kontaktdaten, bei Bedarf schon vor dem ersten Tag.
3 Jedes Dokument mit seiner StufeFortgeschritten mit PIN für den Vertrag, einfach für die Richtlinien.
4 Alles ist archiviertIn der Personalakte, mit dem Nachweisdossier jedes Dokuments.

Typische Fälle

Was sich im HR-Alltag ändert

Industrie · 300 Beschäftigte

Neue Geräterichtlinie für die gesamte Belegschaft

Vorher Es wurden dreihundert Exemplare gedruckt, schichtweise verteilt, und das Einsammeln der Unterschriften dauerte einen Monat. Wer fehlte, wusste nie jemand genau.

Nachher Ein einziger Versand mit Bestätigung per einfacher Signatur. Die Übersicht zeigt, wer noch fehlt, und den Rest erledigen die automatischen Erinnerungen.

Gastgewerbe · Saison

Saisonverträge vor Arbeitsbeginn signiert

Vorher Die Verträge wurden am ersten Tag im Büro unterschrieben, mit Warteschlangen und Dokumenten, die unsigniert liegen blieben.

Nachher Alle Saisonkräfte signieren ihren Vertrag vor dem Start mit SMS-PIN. Der erste Tag gehört der Arbeit.

Dienstleistungen · Geräteausgabe

Firmenlaptop und Diensthandy

Vorher Die Ausgabe wurde in einer Tabelle erfasst, und beim Austritt ließ sich nicht belegen, was jemand erhalten hatte.

Nachher Das Übergabeprotokoll wird sofort signiert und landet in der Personalakte. Beim Austritt ist klar, was zurückzugeben ist.

Begriffe

Nützliche Begriffe im Personalwesen

Empfangsbestätigung: Nachweis, dass eine Person ein Dokument erhalten und gelesen hat. Mit einfacher Signatur und Nachweisprotokoll belegt sie Datum und erhaltene Fassung.
Massenversand: Versand desselben Dokuments an viele Unterzeichner gleichzeitig, wobei jeder seine Kopie unabhängig und mit eigenen Nachweisen signiert.
Personalakte: Digitale Mappe mit allen Unterlagen, die eine Person während ihres Beschäftigungsverhältnisses signiert hat.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Welche Signaturstufe braucht ein Arbeitsvertrag?

In der Praxis deckt die fortgeschrittene Signatur mit guten Nachweisen den Großteil der Personalunterlagen ab: Verträge, Zusätze, Vereinbarungen. Für die Bestätigung von Richtlinien und Mitteilungen genügt die einfache.

Kann jemand signieren, der noch nicht angefangen hat?

Ja. Er erhält den Link an seine private E-Mail oder Telefonnummer und signiert am Smartphone, ohne Zugang zu einem System des Unternehmens.

Und wer keine dienstliche E-Mail-Adresse hat?

Bekommt den Link per SMS aufs Telefon. Alternativ kann er vor Ort im Betrieb auf einem Tablet signieren.

Lässt sich ein Dokument an die gesamte Belegschaft senden?

Ja. Jede Person erhält ihre Kopie und signiert unabhängig, und die Übersicht zeigt jederzeit, wer signiert hat und wer noch fehlt.

Ist es mit unserer Lohn- oder HR-Software integrierbar?

Ja, über Kimobox Connector mit A3 und anderen Systemen oder per API. Wenn Sie bereits das Kimobox-Mitarbeiterportal nutzen, ist die Signatur ohne Aufpreis enthalten.

Signieren Sie in der Demo probehalber einen Arbeitsvertrag

Wir zeigen Ihnen in einer halben Stunde, wie Sie ein echtes Dokument mit der passenden Stufe signieren.

Demo anfragen

Weiter entdecken

Elektronische Signatur von Arbeitsverträgen und Personalunterlagen

Mit KimoSign signieren Personalabteilungen Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Homeoffice-Regelungen, interne Richtlinien und die Ausgabe von PSA elektronisch mit der Belegschaft – am Smartphone und mit der eIDAS-Signaturstufe, die jedes Dokument erfordert.

Dazu gehören Massenversand, automatische Erinnerungen, eine Übersicht offener Vorgänge und eine Akte pro Mitarbeiter; die Lösung ist ohne Aufpreis in das Kimobox-Mitarbeiterportal integriert und lässt sich an HR-Software wie A3 anbinden.