Serveurs dans l’UE
Aucun transfert international de données hors de l’Espace économique européen.
Sécurité et protection des données
Vos documents signés, en Europe et sous contrôle
Ce que vous signez compte souvent parmi les informations les plus sensibles d’une entreprise. KimoSign le conserve sur des serveurs de l’Union européenne, chiffré, sauvegardé chaque jour, avec un journal de qui a fait quoi sur chaque document.
Les questions de l’équipe informatique, avec leurs réponses
KimoSign conserve les documents signés et leurs preuves sur des serveurs de l’Union européenne, chiffrés en transit et au repos, avec des sauvegardes quotidiennes à restauration testée et un journal d’audit de chaque action, et fournit le service en tant que sous-traitant dans le cadre du contrat qu’exige l’art. 28 du RGPD, sans transfert international de données.
- Localisation des données
- Union européenne Aucun transfert exigeant les garanties du chapitre V du RGPD
- Contrat de sous-traitance
- Art. 28 du RGPD Avec la liste des sous-traitants ultérieurs
- Mesures de sécurité
- Chiffrement, contrôle d’accès, sauvegardes Art. 32 du RGPD
- Notification des violations
- 72 heures Art. 33 du RGPD, après en avoir pris connaissance
- Sauvegardes
- Quotidiennes, à restauration testée Une sauvegarde jamais restaurée n’est pas une sauvegarde
Chiffrement
En transit et au repos, pour les documents, les preuves et les données des signataires.
Pare-feu
Blocage des connexions indésirables et ressources dédiées.
Journal d’audit
Qui a envoyé et qui a signé chaque document, et quand.
Sauvegardes vérifiées
Sauvegardes quotidiennes avec restauration testée.
RGPD sans zone d’ombre
Contrat de sous-traitance conforme à l’art. 28 du RGPD.
Exploitation
Comment le service est maintenu
- Supervision continue avec alertes
- Sauvegardes quotidiennes avec tests de restauration réguliers
- Environnements de test et de production séparés
- Mises à jour planifiées et annoncées
- Accès du support tracé et soumis à autorisation
- Plan de continuité et de reprise d’activité
Infrastructure
Des données qui restent dans l’Union européenne
Héberger les documents et leurs preuves dans l’UE évite la partie la plus inconfortable du RGPD : justifier des transferts internationaux par des décisions d’adéquation ou des clauses contractuelles types.
- Serveurs dans l’Union européenne
- Sauvegardes quotidiennes à restauration testée
- Contrat de sous-traitance avec la liste des sous-traitants ultérieurs
Cadre réglementaire
Les textes sur lesquels nous nous appuyons
Cas typiques
Les questions qui remontent du comité
Secteur public · appel d’offres
Un cahier des charges qui exige un traitement des données dans l’UE
Avant L’ancien outil de signature hébergeait les documents hors de l’Espace économique européen, ce qu’il fallait justifier à chaque appel d’offres.
Après La localisation européenne est attestée dans le contrat de sous-traitance et l’exigence du cahier des charges est remplie sans analyse supplémentaire.
Entreprise dotée d’un délégué à la protection des données
Évaluation du fournisseur de signature
Avant Réunir les informations du fournisseur prenait des semaines d’échanges d’e-mails et certaines questions restaient sans réponse.
Après Contrat de sous-traitance, liste des sous-traitants ultérieurs et mesures de sécurité disponibles dès le premier contact.
Services · audit client
Qui est intervenu sur un contrat
Avant Impossible de savoir qui avait envoyé ou signé chaque document, ni quand.
Après Chaque document conserve qui l’a envoyé et qui l’a signé, avec la date et l’heure.
Vocabulaire
Les termes de la protection des données
- Sous-traitant
- Celui qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement, sur ses instructions documentées et dans le cadre du contrat de l’art. 28 du RGPD.
- Transfert international
- Envoi de données à caractère personnel hors de l’Espace économique européen. Il exige les garanties du chapitre V du RGPD, comme une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types.
- Journal d’audit
- Historique inaltérable des actions réalisées sur chaque document : qui, quoi et quand.
- Chiffrement au repos
- Protection des données pendant leur stockage, qui limite les dégâts si quelqu’un accède au support physique ou à une copie.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Où sont conservés les documents ?
Sur des serveurs situés dans l’Union européenne, chiffrés en transit et au repos, avec des sauvegardes quotidiennes.
Qui est responsable du traitement et qui est sous-traitant ?
Votre entreprise est responsable du traitement : elle décide de ce qui est signé et avec qui. KimoSign agit en tant que sous-traitant et ne traite les données que sur vos instructions, dans le cadre du contrat qu’exige l’art. 28 du RGPD.
Quelles données des signataires sont traitées ?
Celles qui sont nécessaires pour les identifier et prouver la signature : nom, e-mail ou téléphone, adresse IP, appareil et, si le signataire l’autorise, localisation approximative. Rien de plus.
Que se passe-t-il en cas de violation de données ?
L’art. 33 du RGPD impose de la notifier à l’autorité de contrôle dans un délai maximal de soixante-douze heures. Le contrat de sous-traitance prévoit l’engagement de vous en informer dans les meilleurs délais pour que vous puissiez respecter cette échéance.
Peut-on savoir qui est intervenu sur un document ?
Oui. Chaque document conserve qui l’a envoyé et qui l’a signé, avec la date et l’heure.
Les données nous appartiennent-elles si nous quittons le service ?
Oui. Les documents signés vous appartiennent, et le contrat précise ce qu’il advient d’eux et de leurs preuves à la fin de la relation.
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KimoSign héberge les documents signés et leurs preuves sur des serveurs de l’Union européenne, avec chiffrement en transit et au repos, pare-feu, sauvegardes quotidiennes vérifiées et journal d’audit de chaque action.
Le service est fourni dans le cadre d’un contrat de sous-traitance conforme à l’art. 28 du RGPD et à la LOPDGDD (loi organique espagnole sur la protection des données), sans transfert international de données hors de l’Espace économique européen.