Servidores na UE
Sem transferências internacionais de dados para fora do Espaço Económico Europeu.
Segurança e proteção de dados
Os seus documentos assinados, na Europa e sob controlo
O que assina costuma estar entre o mais sensível que uma empresa tem. O KimoSign guarda-o em servidores da União Europeia, cifrado, com cópias diárias e um registo de quem fez o quê com cada documento.
As perguntas de TI, respondidas
O KimoSign guarda os documentos assinados e as respetivas evidências em servidores da União Europeia, cifrados em trânsito e em repouso, com cópias diárias de reposição testada e um registo de auditoria de cada ação, e presta o serviço como subcontratante com o contrato exigido pelo art. 28.º do RGPD, sem transferências internacionais de dados.
- Localização dos dados
- União Europeia Sem transferências que exijam as garantias do capítulo V do RGPD
- Contrato de subcontratação
- Art. 28.º do RGPD Com a lista de subcontratantes ulteriores
- Medidas de segurança
- Cifragem, controlo de acessos, cópias Art. 32.º do RGPD
- Notificação de violações
- 72 horas Art. 33.º do RGPD, a contar do momento em que se tem conhecimento
- Cópias de segurança
- Diárias, com reposição testada Uma cópia que nunca foi reposta não é uma cópia
Cifragem
Em trânsito e em repouso, para documentos, evidências e dados dos signatários.
Firewall
Bloqueio de ligações indesejadas e recursos dedicados.
Registo de auditoria
Quem enviou e quem assinou cada documento, e quando.
Cópias verificadas
Cópias de segurança diárias com reposição testada.
RGPD sem letra miudinha
Contrato de subcontratação nos termos do art. 28.º do RGPD.
Operação
Como se mantém o serviço
- Monitorização contínua com alertas
- Cópias diárias com testes periódicos de reposição
- Ambientes de testes e de produção separados
- Atualizações planeadas e comunicadas
- Acesso de suporte registado e sujeito a autorização
- Plano de continuidade e recuperação
Infraestrutura
Dados dentro da União Europeia
Alojar os documentos e as respetivas evidências na UE evita a parte mais incómoda do RGPD: justificar transferências internacionais com decisões de adequação ou cláusulas contratuais-tipo.
- Servidores na União Europeia
- Cópias diárias com reposição testada
- Contrato de subcontratação com a lista de subcontratantes ulteriores
Enquadramento normativo
Com que normas trabalhamos
Casos habituais
As perguntas que chegam do comité
Setor público · concurso
Caderno de encargos que exige tratamento de dados na UE
Antes A anterior ferramenta de assinatura alojava os documentos fora do Espaço Económico Europeu e obrigava a justificá-lo em cada concurso.
Depois A localização europeia é comprovada no contrato de subcontratação e o requisito do caderno de encargos é cumprido sem análise adicional.
Empresa com encarregado da proteção de dados
Avaliação do fornecedor de assinatura
Antes Reunir a informação do fornecedor custava semanas de e-mails e algumas perguntas ficavam sem resposta.
Depois Contrato de subcontratação, lista de subcontratantes ulteriores e medidas de segurança disponíveis desde o primeiro contacto.
Serviços · auditoria de cliente
Quem interveio num contrato
Antes Não havia forma de saber quem tinha enviado ou assinado cada documento nem quando.
Depois Cada documento conserva quem o enviou e quem o assinou, com data e hora.
Vocabulário
Termos de proteção de dados
- Subcontratante
- Quem trata dados pessoais por conta do responsável pelo tratamento, segundo as suas instruções documentadas e ao abrigo do contrato do art. 28.º do RGPD.
- Transferência internacional
- Envio de dados pessoais para fora do Espaço Económico Europeu. Exige as garantias do capítulo V do RGPD, como uma decisão de adequação ou cláusulas contratuais-tipo.
- Registo de auditoria
- Histórico inalterável das ações realizadas sobre cada documento: quem, o quê e quando.
- Cifragem em repouso
- Proteção dos dados enquanto estão armazenados, que limita os danos se alguém aceder ao suporte físico ou a uma cópia.
Perguntas frequentes
O que nos perguntam antes de começar
Onde ficam guardados os documentos?
Em servidores localizados na União Europeia, cifrados em trânsito e em repouso e com cópias de segurança diárias.
Quem é o responsável e quem é o subcontratante?
A sua empresa é a responsável pelo tratamento: decide o que se assina e com quem. O KimoSign atua como subcontratante e só trata os dados segundo as suas instruções, ao abrigo do contrato exigido pelo art. 28.º do RGPD.
Que dados dos signatários são tratados?
Os necessários para os identificar e provar a assinatura: nome, e-mail ou telefone, endereço IP, dispositivo e, se autorizada, localização aproximada. Mais nada.
O que acontece se houver uma violação de dados?
O art. 33.º do RGPD obriga a notificá-la à autoridade de controlo no prazo máximo de setenta e duas horas. O contrato de subcontratação inclui o compromisso de vo-la comunicar sem demora para que possam cumprir esse prazo.
É possível saber quem interveio num documento?
Sim. Cada documento conserva quem o enviou e quem o assinou, com data e hora.
Os dados são nossos se deixarmos o serviço?
Sim. Os documentos assinados são vossos, e o contrato define o que acontece com eles e com as respetivas evidências quando a relação termina.
Passe a nossa ficha de segurança à sua equipa de TI
Mostramos-lhe como assinar um documento real com o nível de que precisa, em meia hora.
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O KimoSign aloja os documentos assinados e as respetivas evidências em servidores da União Europeia, com cifragem em trânsito e em repouso, firewall, cópias de segurança diárias verificadas e registo de auditoria de cada ação.
O serviço é prestado com contrato de subcontratação nos termos do art. 28.º do RGPD e da LOPDGDD, a lei orgânica espanhola de proteção de dados, sem transferências internacionais de dados para fora do Espaço Económico Europeu.