Sicurezza e protezione dei dati

I documenti firmati, in Europa e sotto controllo

Ciò che si firma è spesso tra le informazioni più sensibili di un’azienda. KimoSign lo conserva su server nell’Unione europea, cifrato, con backup giornalieri e un registro di chi ha fatto cosa con ogni documento.

Le domande dell’IT, con le risposte

KimoSign conserva i documenti firmati e le relative evidenze su server nell’Unione europea, cifrati in transito e a riposo, con backup giornalieri dal ripristino collaudato e un registro di audit di ogni azione, e presta il servizio come responsabile del trattamento con il contratto richiesto dall’art. 28 del GDPR, senza trasferimenti internazionali di dati.

Contenuto revisionato il 17 ottobre 2026

Ubicazione dei dati: Unione europea Nessun trasferimento che richieda le garanzie del capo V del GDPR
Contratto di nomina: Art. 28 del GDPR Con l’elenco dei sub-responsabili
Misure di sicurezza: Cifratura, controllo accessi, backup Art. 32 del GDPR
Notifica delle violazioni: 72 ore Art. 33 del GDPR, dal momento in cui se ne viene a conoscenza
Backup: Giornalieri, con ripristino collaudato Un backup mai ripristinato non è un backup

Server nell’UE

Nessun trasferimento internazionale di dati al di fuori dello Spazio economico europeo.

Cifratura

In transito e a riposo, per documenti, evidenze e dati dei firmatari.

Firewall

Blocco delle connessioni indesiderate e risorse dedicate.

Registro di audit

Chi ha inviato e chi ha firmato ogni documento, e quando.

Backup verificati

Backup giornalieri con ripristino collaudato.

GDPR senza sorprese

Contratto di nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

Operatività

Come viene gestito il servizio

Monitoraggio continuo con allarmi
Backup giornalieri con test periodici di ripristino
Ambienti di test e produzione separati
Aggiornamenti pianificati e comunicati
Accessi del supporto registrati e soggetti ad autorizzazione
Piano di continuità operativa e di ripristino

Infrastruttura

Dati all’interno dell’Unione europea

Ospitare i documenti e le relative evidenze nell’UE evita la parte più scomoda del GDPR: giustificare i trasferimenti internazionali con decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali tipo.

Server nell’Unione europea
Backup giornalieri con ripristino collaudato
Contratto di nomina con l’elenco dei sub-responsabili

Quadro normativo

Le norme su cui lavoriamo

GDPR (UE) 2016/679

Il regolamento europeo sulla protezione dei dati che disciplina il trattamento dei dati dei firmatari.

AEPD

L’Agencia Española de Protección de Datos, l’autorità di controllo spagnola.

Casi tipici

Le domande che arrivano dal comitato

Settore pubblico · gara d’appalto

Un capitolato che esige il trattamento dei dati nell’UE

Prima Il precedente strumento di firma ospitava i documenti fuori dallo Spazio economico europeo e obbligava a giustificarlo a ogni gara.

Dopo L’ubicazione europea è attestata nel contratto di nomina e il requisito del capitolato è soddisfatto senza ulteriori analisi.

Azienda con responsabile della protezione dei dati

Valutazione del fornitore di firma

Prima Raccogliere le informazioni del fornitore richiedeva settimane di e-mail e alcune domande restavano senza risposta.

Dopo Contratto di nomina, elenco dei sub-responsabili e misure di sicurezza disponibili fin dal primo contatto.

Servizi · audit del cliente

Chi è intervenuto in un contratto

Prima Non c’era modo di sapere chi avesse inviato o firmato ogni documento né quando.

Dopo Ogni documento conserva chi l’ha inviato e chi l’ha firmato, con data e ora.

Lessico

Termini della protezione dei dati

Responsabile del trattamento: Chi tratta dati personali per conto del titolare, secondo le sue istruzioni documentate e in base al contratto dell’art. 28 del GDPR.
Trasferimento internazionale: Invio di dati personali al di fuori dello Spazio economico europeo. Richiede le garanzie del capo V del GDPR, come una decisione di adeguatezza o clausole contrattuali tipo.
Registro di audit: Cronologia inalterabile delle azioni compiute su ogni documento: chi, cosa e quando.
Cifratura a riposo: Protezione dei dati mentre sono archiviati, che limita il danno se qualcuno accede al supporto fisico o a una copia.

Domande frequenti

Cosa ci chiedono prima di iniziare

Dove sono conservati i documenti?

Su server situati nell’Unione europea, cifrati in transito e a riposo e con backup giornalieri.

Chi è il titolare e chi il responsabile del trattamento?

La vostra azienda è il titolare: decide cosa si firma e con chi. KimoSign agisce come responsabile e tratta i dati solo secondo le vostre istruzioni, in base al contratto richiesto dall’art. 28 del GDPR.

Quali dati dei firmatari vengono trattati?

Quelli necessari per identificarli e provare la firma: nome, e-mail o telefono, indirizzo IP, dispositivo e, se autorizzata, posizione approssimativa. Nient’altro.

Cosa succede in caso di violazione dei dati?

L’art. 33 del GDPR impone di notificarla all’autorità di controllo entro settantadue ore. Il contratto di nomina prevede l’impegno a comunicarvela senza ingiustificato ritardo, così da consentirvi di rispettare quel termine.

Si può sapere chi è intervenuto su un documento?

Sì. Ogni documento conserva chi lo ha inviato e chi lo ha firmato, con data e ora.

I dati restano nostri se lasciamo il servizio?

Sì. I documenti firmati sono vostri, e il contratto stabilisce cosa accade a essi e alle relative evidenze al termine del rapporto.

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KimoSign ospita i documenti firmati e le relative evidenze su server nell’Unione europea, con cifratura in transito e a riposo, firewall, backup giornalieri verificati e registro di audit di ogni azione.

Il servizio è prestato con contratto di nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR e della LOPDGDD (la legge spagnola sulla protezione dei dati), senza trasferimenti internazionali di dati al di fuori dello Spazio economico europeo.