Stufe 1 · Einfache elektronische Signatur

Einfache elektronische Signatur: ein Klick mit Spur

Um Bedingungen, eine interne Richtlinie oder ein Formular zu akzeptieren, braucht es nicht mehr: einen Klick auf „Akzeptieren“, ein Häkchen oder eine Bestätigung per E-Mail. KimoSign fügt hinzu, was sie verteidigungsfähig macht – das Protokoll, wer wann und von wo zugestimmt hat.

Was sie ist und wann sie genügt

Die einfache elektronische Signatur erfolgt per Klick auf „Akzeptieren“, per Häkchen oder Bestätigung per E-Mail; die eIDAS-Verordnung erkennt ihre Rechtswirkung an, und KimoSign stärkt sie, indem Datum, Uhrzeit, IP-Adresse, E-Mail des Unterzeichners und Hashwert des akzeptierten Dokuments protokolliert werden – so eignet sie sich verlässlich für Zustimmungen und Dokumente mit geringem Risiko.

Inhalt geprüft am 17. Oktober 2026

Gesetzliche Definition: Art. 3 Nr. 10 der eIDAS-Verordnung Elektronische Daten, die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet
Rechtswirkung: Darf nicht wegen der elektronischen Form verweigert werden Art. 25 Abs. 1 der eIDAS-Verordnung
Identifizierung: Gesetzlich nicht vorgeschrieben KimoSign protokolliert E-Mail, IP, Datum und Uhrzeit; PIN optional
Verbleibendes Risiko: Beweisrisiko Bei Anfechtung muss der Vorlegende die Urheberschaft beweisen
Empfohlener Einsatz: Dokumente mit geringer rechtlicher Tragweite Bedingungen, Formulare, interne Richtlinien

Klick oder Häkchen

Der Unterzeichner stimmt per Schaltfläche oder Häkchen zu, ohne Codes und Zertifikate.

Bestätigung per E-Mail

Optional mit doppelter Bestätigung über einen Link oder eine PIN an sein Postfach.

Datum, Uhrzeit und IP

Jede Zustimmung wird mit Zeitmarke und IP-Adresse protokolliert.

Versiegeltes Dokument

Die akzeptierte Fassung wird mit ihrem kryptografischen Hashwert und einem Zeitstempel fixiert.

Wann sie genügt

Dokumente mit geringem rechtlichem Risiko

Annahme von Nutzungsbedingungen eines Dienstes
Registrierungs-, Anmelde- und Antragsformulare
Interne Richtlinien: Gerätenutzung, Verhaltenskodex, Homeoffice
Empfangsbestätigungen für Mitteilungen und Rundschreiben
Einwilligungen mit geringer Tragweite
Interne Freigaben zwischen Abteilungen

So funktioniert es

Vom Versand zur signierten Kopie

Der Ablauf ist derselbe wie bei den anderen Stufen; anders ist nur der Identifizierungsschritt, der hier mit der Zustimmung selbst erfolgt.

1 Das Dokument entstehtEin eigenes PDF oder eines, das Ihr Kimobox-Prozess oder Ihr ERP erzeugt.
2 Der Link wird versendetPer E-Mail an den Unterzeichner oder in einem Portal, in dem er bereits angemeldet ist.
3 Der Unterzeichner stimmt zuPer Klick, Häkchen oder Bestätigung per E-Mail, optional mit PIN.
4 Alles wird protokolliertDatum, Uhrzeit, IP, E-Mail und Hashwert des Dokuments im Nachweisdossier.
5 Alle erhalten eine KopieUnterzeichner und Unternehmen erhalten das signierte Dokument mit seinen Prüfdaten.

Im Kontext

Wo die einfache im Vergleich zu den anderen Stufen steht

Vergleich der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur nach der eIDAS-Verordnung
Merkmal	Stufe 1 Einfach	Stufe 2 Fortgeschritten	Stufe 3 Qualifiziert
Sicherheitsniveau	Grundlegend	Hoch	Maximal
Identifizierung des Unterzeichners	Nicht vorgeschrieben: Ein Klick, ein Häkchen oder eine Bestätigung per E-Mail genügt	Pflicht: PIN per SMS oder E-Mail, handschriftliche Unterschrift am Bildschirm	Qualifiziertes Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters, der die Identität geprüft hat
Integrität des Dokuments	Garantiert für sich allein nicht, dass das Dokument unverändert bleibt	Jede nachträgliche Änderung macht die Signatur ungültig	Jede Änderung macht sie ungültig – mit qualifizierter Signaturerstellungseinheit und qualifiziertem Zertifikat
Protokollierte Nachweise	Datum, Uhrzeit, IP-Adresse und E-Mail	Zusätzlich Authentifizierungsmethode, Zeitstempel und Hashwert des Dokuments	Zusätzlich Zertifikatsdaten und qualifizierter Zeitstempel
Rechtswirkung (eIDAS)	Gültig; ihre Beweiskraft hängt von den Nachweisen ab	Gültig, mit erheblichem Gewicht, falls jemand sie anficht	Gleiche Rechtswirkung wie die handschriftliche Unterschrift in der gesamten EU
Typische Einsatzfälle	Nutzungsbedingungen, Formulare, interne Richtlinien	Geschäfts- und Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Freigaben	Geschäfte mit hohem Wert, Finanzierungsverträge, Vorgänge, die eine qualifizierte Signatur verlangen

Typische Fälle

Wo die einfache genau das Richtige ist

Softwareunternehmen · Onboarding

Geräterichtlinie schon vor dem ersten Arbeitstag

Vorher Die Personalabteilung druckte die Richtlinie, übergab sie am ersten Tag und legte die unterschriebene Kopie in einem Ordner ab. Manche gingen verloren.

Nachher Neue Mitarbeitende erhalten sie vor dem Start per E-Mail und stimmen per Häkchen zu. KimoSign speichert Datum, Uhrzeit und IP und schickt beiden Seiten die Kopie.

Weiterbildung · Anmeldungen

Teilnahmebedingungen

Vorher Teilnehmende setzten ein Häkchen in einem Webformular, das nicht speicherte, welche Fassung der Bedingungen akzeptiert worden war.

Nachher Die Zustimmung wird mit dem Hashwert der exakten Dokumentfassung protokolliert. Ändern sich die Bedingungen, ist klar, was jeder akzeptiert hat.

Industrie · Mitteilungen

Empfangsbestätigung für ein Sicherheitsrundschreiben

Vorher Das Rundschreiben hing am Schwarzen Brett, und niemand konnte sagen, wer es gelesen hatte.

Nachher Alle Beschäftigten bestätigen den Empfang am Smartphone. Wer unterschrieben hat und wer noch fehlt, ist im Handumdrehen ersichtlich.

Begriffe

Begriffe der einfachen Signatur

Klick auf „Akzeptieren“: Betätigen einer Schaltfläche wie „Akzeptieren“ zu einem eindeutig bestimmten Dokument. Eine gültige Form der einfachen elektronischen Signatur, deren Gewicht vom begleitenden Protokoll abhängt.
Doppelte Bestätigung: Zusätzliche Prüfung, bei der der Unterzeichner aus seinem Postfach per Link oder Code bestätigt, dass er Inhaber der E-Mail-Adresse ist, an die das Dokument ging.
Zeitmarke: Aufzeichnung des genauen Datums und der Uhrzeit eines elektronischen Vorgangs. Stellt sie ein qualifizierter Anbieter aus, spricht man von einem qualifizierten elektronischen Zeitstempel.

Häufige Fragen

Was man uns vor dem Start fragt

Ist es legal, mit einem Klick zu unterschreiben?

Ja. Die eIDAS-Verordnung erkennt als elektronische Signatur alle elektronischen Daten an, die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet, und Artikel 25 Absatz 1 verbietet es, ihr die Rechtswirkung abzusprechen, nur weil sie elektronisch ist. Worauf es ankommt, ist der Beweis.

Wie lässt sich belegen, dass die richtige Person zugestimmt hat?

Über die Nachweise: die E-Mail-Adresse, an die der Link ging, die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit sowie – falls aktiviert – die doppelte Bestätigung per E-Mail oder die PIN. Wird in einem Portal signiert, in dem der Nutzer bereits angemeldet ist, ist die Zuordnung noch stärker.

Wann reicht sie nicht aus?

Wenn das Dokument angefochten werden kann und nennenswerte Beträge oder Rechte auf dem Spiel stehen: ein Kundenvertrag, eine Gehaltsvereinbarung, eine Geheimhaltungsvereinbarung. Dann ist die fortgeschrittene Signatur die bessere Wahl.

Kann man auch bei der einfachen Signatur eine PIN verlangen?

Ja, als vorgeschaltete Prüfung der E-Mail-Adresse des Unterzeichners. Das stärkt den Beweis, ohne den Vorgang für den Unterzeichner umständlich zu machen.

Muss sich der Unterzeichner registrieren?

Nein. Er erhält einen Link und stimmt im Browser auf jedem beliebigen Gerät zu.

Ihre erste Zustimmung ist in wenigen Minuten startklar

Wir zeigen Ihnen in einer halben Stunde, wie Sie ein echtes Dokument mit der passenden Stufe signieren.

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Einfache elektronische Signatur mit Nachweisprotokoll

Mit der einfachen elektronischen Signatur von KimoSign holen Sie die Zustimmung zu Bedingungen, internen Richtlinien und Formularen per Klick, Häkchen oder Bestätigung per E-Mail ein – im Einklang mit der eIDAS-Verordnung.

Jede Zustimmung wird mit Datum, Uhrzeit, IP-Adresse, E-Mail des Unterzeichners, kryptografischem Hashwert des Dokuments und Zeitstempel protokolliert, und sowohl Unterzeichner als auch Unternehmen erhalten eine signierte Kopie.