Studi e consulenti
Lettere d’incarico, contratti di prestazione di servizi e autorizzazioni firmati a distanza dal cliente.
Firma elettronica eIDAS
Firme con validità legale in tutta Europa
KimoSign è la firma elettronica di Kimobox: semplice, avanzata o qualificata a seconda di ciò che richiede ogni documento, con le evidenze che la sostengono in caso di contestazione. I vostri firmatari firmano dallo smartphone in pochi secondi, senza installare nulla.
3 livelli
Semplice, avanzata e qualificata, sulla stessa piattaforma
eIDAS
Regolamento (UE) n. 910/2014: valida in tutti i ventisette Stati membri
UE
Server nell’Unione europea e contratto di nomina a responsabile del trattamento
0 € in più
Per chi lavora già con Kimobox: la firma è inclusa
Tre livelli, un unico circuito
Il livello di firma giusto per ogni documento
Il Regolamento eIDAS distingue tre tipi di firma elettronica. Nessuna è migliore in assoluto: una policy interna non ha le stesse esigenze della cessione di un’azienda. Con KimoSign si sceglie documento per documento, senza cambiare strumento.
Livello 1 · Semplice
Firma elettronica semplice
Il modo più rapido per raccogliere un consenso: un clic di accettazione, una casella spuntata o una conferma via e-mail, con la registrazione di data, ora e IP.
- Operativa in pochi minuti
- Senza codici né certificati
- Traccia di ogni accettazione
Ideale per: moduli, condizioni di servizio e policy interne a basso rischio.
Firma semplice → Livello 2 · AvanzataFirma elettronica avanzata
Connessa unicamente al firmatario, che si identifica con un codice monouso via SMS o e-mail e può tracciare la propria firma sullo schermo. Qualsiasi modifica successiva la invalida.
- PIN via SMS o e-mail
- Firma autografa su schermo touch
- Marca temporale e dossier di evidenze
Ideale per: contratti con clienti e fornitori, documenti del personale e accordi di riservatezza.
Firma avanzata → Livello 3 · QualificataFirma elettronica qualificata
Si crea con un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari e ha, per legge, lo stesso effetto giuridico della firma autografa in tutta l’Unione europea.
- Certificato qualificato del firmatario
- Validazione temporale qualificata
- Riconosciuta in tutti gli Stati membri
Ideale per: operazioni di alto valore e pratiche per cui è richiesta la firma qualificata.
Firma qualificata →Confronto
Semplice, avanzata o qualificata, a colpo d’occhio
Tutte e tre producono effetti giuridici. Cambiano il modo in cui si identifica il firmatario, la garanzia che il documento non sia stato alterato e chi deve provare cosa in caso di contestazione.
| Caratteristica | Livello 1 Semplice | Livello 2 Avanzata | Livello 3 Qualificata |
|---|---|---|---|
| Livello di sicurezza | Base | Alto | Massimo |
| Identificazione del firmatario | Non richiesta: basta un clic, una casella o una conferma via e-mail | Obbligatoria: codice PIN via SMS o e-mail, tratto autografo sullo schermo | Certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari che ha verificato l’identità |
| Integrità del documento | Da sola non garantisce che il documento resti invariato | Qualsiasi modifica successiva invalida la firma | Qualsiasi modifica la invalida, con dispositivo e certificato qualificati |
| Evidenze registrate | Data, ora, indirizzo IP ed e-mail | In più, metodo di autenticazione, marca temporale e impronta del documento | In più, dati del certificato e validazione temporale qualificata |
| Valore legale (eIDAS) | Valida; il suo peso probatorio dipende dalle evidenze | Valida, con forza considerevole in caso di contestazione | Stesso effetto giuridico della firma autografa in tutta l’UE |
| Usi abituali | Condizioni di servizio, moduli, policy interne | Contratti commerciali e di lavoro, accordi di riservatezza, autorizzazioni | Operazioni di alto valore, contratti finanziari, pratiche che richiedono la firma qualificata |
Come funziona
Dal PDF al documento firmato, senza carta né corrieri
Il firmatario non ha bisogno di account, licenze o app: riceve un link, si identifica con il metodo scelto e firma. In ogni momento si vede chi ha firmato e chi manca.
- 1 Si prepara l’invioSi carica il PDF, oppure lo genera l’ERP o il processo Kimobox, e si scelgono firmatari, ordine e livello di firma.
- 2 Arriva al firmatarioUn link sicuro via e-mail o SMS, che si apre su computer, tablet o smartphone.
- 3 Si identifica e firmaCon un clic, un codice monouso, il tratto autografo o il certificato qualificato.
- 4 Il documento è sigillatoImpronta del documento, marca temporale e dossier di evidenze. Tutte le parti ricevono la propria copia.
Evidenze
Una firma vale quanto le sue prove
Quando una firma viene contestata, la discussione non riguarda lo scarabocchio: riguarda chi ha firmato, quando, da dove e su quale versione esatta del documento. KimoSign conserva tutto questo in un dossier che accompagna ogni documento firmato.
Cosa contiene il dossier →- Identità
- Metodo di autenticazione usato: e-mail verificata, PIN via SMS o certificato qualificato.
- Momento
- Marca temporale di ogni firma, qualificata quando il livello lo richiede.
- Integrità
- Impronta crittografica del documento: se cambia una virgola, la verifica fallisce.
- Contesto
- Indirizzo IP, dispositivo e, se autorizzata, posizione approssimativa del firmatario.
- Blockchain
- Su richiesta, l’impronta viene ancorata a una blockchain pubblica per una verifica indipendente.
A cosa serve
I documenti che oggi si stampano solo per firmarli
Ovunque un documento viaggi per corriere, venga scansionato o resti fermo in una vaschetta, la firma elettronica fa risparmiare giorni e lascia una prova migliore della carta.
Risorse umane
Contratti, integrazioni, policy interne e consegna di dotazioni firmati dai dipendenti dallo smartphone.
Firma per le risorse umane →Contratti commerciali
Preventivi, contratti con clienti e fornitori e accordi di riservatezza con più firmatari in sequenza.
Firma dei contratti →Direzione e finanza
Operazioni di alto valore e pratiche che richiedono la firma qualificata, con il certificato del procuratore.
Integrata in Kimobox
Chi usa già Kimobox ha la firma senza costi aggiuntivi
KimoSign è la firma elettronica della piattaforma Kimobox. Chi la usa già per i propri processi, il portale dei dipendenti o la gestione della qualità ha la firma inclusa, senza licenze separate.
- La firma è un passo in più di qualsiasi processo Kimobox
- Stessi utenti, stessi permessi e la stessa tracciabilità
- Il documento firmato torna nel suo fascicolo con le evidenze
Connettività
Firmare dal sistema che usate già
Con Kimobox Connector, KimoSign riceve i documenti dall’ERP e gli restituisce l’originale firmato, senza scaricare né caricare file a mano. Per tutti gli altri sistemi c’è un’API REST.
- Sage 200
- Navision
- SAP
- A3
- Odoo
- API REST
Per il firmatario
Per firmare non dovrebbe servire un manuale
È l’esperienza del firmatario a decidere se un contratto torna in dieci minuti o in dieci giorni. Per questo con KimoSign si firma con ciò che ciascuno ha a portata di mano.
Dallo smartphone
Il link si apre nel browser del telefono. Senza app né registrazione.
Di persona
Su un tablet, con il tratto autografo acquisito sullo schermo.
Al computer
Con il certificato qualificato del firmatario, quando il documento lo richiede.
Sicurezza
I vostri documenti non lasciano l’Europa
I documenti e le relative evidenze sono conservati su server nell’Unione europea, cifrati e con backup giornalieri, in base a un contratto di nomina a responsabile del trattamento che il vostro DPO può leggere senza sorprese.
- Server nell’Unione europea
- Cifratura in transito e a riposo
- Backup giornalieri con ripristino collaudato
- Contratto di responsabile del trattamento (GDPR)
Raccontateci quali documenti volete smettere di stampare
Mezz’ora di videochiamata con il vostro caso reale sul tavolo: cosa firmate, chi firma e con quale livello. E una risposta onesta sul fatto che KimoSign faccia o meno al caso vostro.
Domande frequenti
Cosa ci chiedono prima di iniziare
Che cos’è KimoSign?
È la soluzione di firma elettronica di Kimobox. Consente di firmare documenti con i tre livelli definiti dal Regolamento eIDAS —semplice, avanzata e qualificata— e conserva per ogni firma un dossier di evidenze che la sostiene in caso di contestazione.
La firma elettronica ha validità legale?
Sì. L’articolo 25.1 del Regolamento eIDAS vieta di negare effetti giuridici a una firma per il solo fatto di essere in forma elettronica. Quella qualificata, inoltre, ha per legge lo stesso effetto della firma autografa in tutta l’Unione europea.
Che tipo di firma serve?
Dipende dal documento. Per accettare condizioni o una policy interna basta la semplice; per contratti con clienti, fornitori o dipendenti di norma si usa l’avanzata; per operazioni di alto valore o pratiche che richiedono la firma qualificata, la qualificata.
Il firmatario deve installare qualcosa o registrarsi?
No. Riceve un link via e-mail o SMS e firma dal browser di smartphone, tablet o computer. Solo per la firma qualificata gli serve un proprio certificato qualificato.
Più persone possono firmare lo stesso documento?
Sì, e nell’ordine stabilito. Ogni firmatario riceve il documento quando è il suo turno, il sistema invia promemoria a chi è in ritardo e, all’ultima firma, tutti ricevono la copia sigillata.
Dove vengono conservati i documenti firmati?
Su server nell’Unione europea, cifrati in transito e a riposo, con backup giornalieri. Il servizio è prestato con contratto di nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.
Si integra con il nostro ERP?
Sì. Tramite Kimobox Connector funziona con Sage 200, Navision, SAP, A3 e Odoo, e con qualsiasi altro sistema tramite API REST: il documento esce dal vostro sistema e vi rientra firmato senza passaggi manuali.
Quanto costa?
Per i clienti Kimobox la firma elettronica è inclusa senza costi aggiuntivi. Per tutti gli altri prepariamo una proposta in base al volume di documenti e ai livelli di firma che verranno utilizzati.
Firma elettronica eIDAS per le aziende
KimoSign è una soluzione di firma elettronica per le aziende che copre i tre livelli del Regolamento eIDAS: firma elettronica semplice, firma elettronica avanzata e firma elettronica qualificata, con validità legale in tutta l’Unione europea.
Ogni documento firmato include un dossier di evidenze con il metodo di autenticazione del firmatario, marca temporale, impronta crittografica del documento, indirizzo IP e, su richiesta, ancoraggio in blockchain. Si firma da smartphone, tablet o computer, con PIN via SMS o e-mail, tratto autografo o certificato qualificato.
Si integra con Kimobox senza costi aggiuntivi e con ERP come Sage 200, Navision, SAP, A3 e Odoo, ed è ospitata su server europei nel rispetto del GDPR.