Livello 1 · Firma elettronica semplice

Firma elettronica semplice: un clic che lascia traccia

Per accettare condizioni, una policy interna o un modulo non serve altro: un clic di accettazione, una casella o una conferma via e-mail. KimoSign aggiunge ciò che la rende difendibile, cioè la registrazione di chi ha accettato, quando e da dove.

Che cos’è e quando basta

La firma elettronica semplice è quella che si presta con un clic di accettazione, una casella o una conferma via e-mail; il Regolamento eIDAS le riconosce effetti giuridici e KimoSign la rafforza registrando data, ora, indirizzo IP, e-mail del firmatario e impronta del documento accettato, così da renderla affidabile per consensi e documenti a basso rischio.

Contenuto revisionato il 17 ottobre 2026

Definizione legale: Art. 3.10 del Regolamento eIDAS Dati elettronici che il firmatario utilizza per firmare
Effetti giuridici: Non possono essere negati perché elettronica Art. 25.1 del Regolamento eIDAS
Identificazione: Non richiesta dalla norma KimoSign registra e-mail, IP, data e ora; PIN facoltativo
Rischio assunto: Probatorio In caso di contestazione, chi la produce deve provarne la paternità
Uso consigliato: Documenti a basso impatto legale Condizioni, moduli, policy interne

Clic o casella

Il firmatario accetta con un pulsante o spuntando una casella, senza codici né certificati.

Conferma via e-mail

Su richiesta, doppia conferma con un link o un PIN inviato alla sua casella di posta.

Data, ora e IP

Ogni accettazione resta registrata con il riferimento temporale e l’indirizzo IP.

Documento sigillato

La versione accettata viene fissata con la sua impronta crittografica e una marca temporale.

Quando è sufficiente

Documenti a basso rischio legale

Accettazione di termini e condizioni di un servizio
Moduli di registrazione, iscrizione o richiesta
Policy interne: uso dei dispositivi, codice di condotta, smart working
Ricevute di presa visione di comunicazioni e circolari
Consensi informativi a basso impatto
Approvazioni interne tra reparti

Come funziona

Dall’invio alla copia firmata

Il circuito è lo stesso degli altri livelli; cambia il passaggio di identificazione, che qui coincide con l’accettazione stessa.

1 Si genera il documentoUn PDF proprio o uno creato dal processo Kimobox o dall’ERP.
2 Si invia il linkVia e-mail al firmatario, oppure all’interno di un portale in cui si è già identificato.
3 Il firmatario accettaCon un clic, una casella o una conferma via e-mail, con PIN facoltativo.
4 Tutto resta registratoData, ora, IP, e-mail e impronta del documento, nel dossier di evidenze.
5 Ognuno ha la sua copiaFirmatario e azienda ricevono il documento firmato con i dati di convalida.

Nel contesto

Dove si colloca la semplice rispetto agli altri livelli

Confronto tra firma elettronica semplice, avanzata e qualificata secondo il Regolamento eIDAS
Caratteristica	Livello 1 Semplice	Livello 2 Avanzata	Livello 3 Qualificata
Livello di sicurezza	Base	Alto	Massimo
Identificazione del firmatario	Non richiesta: basta un clic, una casella o una conferma via e-mail	Obbligatoria: codice PIN via SMS o e-mail, tratto autografo sullo schermo	Certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari che ha verificato l’identità
Integrità del documento	Da sola non garantisce che il documento resti invariato	Qualsiasi modifica successiva invalida la firma	Qualsiasi modifica la invalida, con dispositivo e certificato qualificati
Evidenze registrate	Data, ora, indirizzo IP ed e-mail	In più, metodo di autenticazione, marca temporale e impronta del documento	In più, dati del certificato e validazione temporale qualificata
Valore legale (eIDAS)	Valida; il suo peso probatorio dipende dalle evidenze	Valida, con forza considerevole in caso di contestazione	Stesso effetto giuridico della firma autografa in tutta l’UE
Usi abituali	Condizioni di servizio, moduli, policy interne	Contratti commerciali e di lavoro, accordi di riservatezza, autorizzazioni	Operazioni di alto valore, contratti finanziari, pratiche che richiedono la firma qualificata

Casi tipici

Dove la semplice è esattamente ciò che serve

Software house · nuovi ingressi

Policy sui dispositivi prima del primo giorno

Prima Le risorse umane stampavano la policy, la consegnavano il primo giorno e archiviavano la copia firmata in un raccoglitore. Alcune andavano perse.

Dopo Il nuovo dipendente la riceve via e-mail prima di entrare in servizio e la accetta spuntando una casella. KimoSign conserva data, ora e IP e invia la copia a entrambe le parti.

Formazione · iscrizioni

Condizioni di iscrizione

Prima L’allievo spuntava una casella in un modulo web che non registrava quale versione delle condizioni avesse accettato.

Dopo L’accettazione si registra con l’impronta della versione esatta del documento. Se le condizioni cambiano, si sa cosa ha accettato ciascun allievo.

Industria · comunicazioni

Presa visione di una circolare sulla sicurezza

Prima La circolare veniva affissa in bacheca e non c’era modo di sapere chi l’avesse letta.

Dopo Ogni lavoratore conferma la ricezione dallo smartphone. L’elenco di chi ha firmato e chi manca si consulta in un attimo.

Lessico

Termini della firma semplice

Clic di accettazione: Premere un pulsante come «Accetto» su un documento identificato. È una forma valida di firma elettronica semplice, la cui forza dipende dalla registrazione che la accompagna.
Doppia conferma: Verifica aggiuntiva in cui il firmatario conferma dalla propria casella, con un link o un codice, di essere il titolare dell’indirizzo e-mail a cui è stato inviato il documento.
Riferimento temporale: Registrazione della data e dell’ora esatte in cui si compie un atto elettronico. Quando a emetterlo è un prestatore qualificato si parla di validazione temporale elettronica qualificata.

Domande frequenti

Cosa ci chiedono prima di iniziare

È legale firmare con un clic?

Sì. Il Regolamento eIDAS riconosce come firma elettronica qualsiasi dato elettronico che il firmatario utilizza per firmare, e l’articolo 25.1 vieta di negarle effetti giuridici in quanto elettronica. Ciò a cui bisogna badare è la prova.

Come si dimostra che ha accettato proprio chi dice di averlo fatto?

Con le evidenze: l’indirizzo e-mail a cui è stato inviato il link, l’indirizzo IP, la data e l’ora e, se attivata, la doppia conferma via e-mail o il PIN. Se si firma all’interno di un portale in cui l’utente ha già effettuato l’accesso, il legame è ancora più forte.

Quando non basta?

Quando il documento può essere contestato e sono in gioco somme o diritti rilevanti: un contratto con un cliente, un’integrazione retributiva, un accordo di riservatezza. In questi casi conviene la firma avanzata.

Si può chiedere un PIN anche nella firma semplice?

Sì, come verifica preliminare dell’e-mail del firmatario. Rafforza la prova senza appesantire il processo per chi firma.

Il firmatario deve registrarsi?

No. Riceve un link e accetta dal browser di qualsiasi dispositivo.

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La firma elettronica semplice di KimoSign consente di raccogliere l’accettazione di condizioni, policy interne e moduli con un clic, una casella o una conferma via e-mail, in conformità al Regolamento eIDAS.

Ogni accettazione viene registrata con data, ora, indirizzo IP, e-mail del firmatario, impronta crittografica del documento e marca temporale, e sia il firmatario sia l’azienda ricevono una copia firmata.