Risorse umane

Firma elettronica per le risorse umane

Contratti, integrazioni, policy interne, consegna di dotazioni e comunicazioni firmati dai dipendenti dallo smartphone, con il livello di firma adatto a ogni documento e senza un solo foglio da scansionare.

Cosa risolve nelle risorse umane

La firma elettronica nelle risorse umane consente ai dipendenti di firmare contratti, integrazioni, policy e consegne di dotazioni dallo smartphone, scegliendo per ogni documento il livello adeguato —avanzata con PIN via SMS per ciò che ha valore giuslavoristico, semplice per le prese visione— e archiviando ogni firma nel fascicolo del dipendente con il suo dossier di evidenze.

Contenuto revisionato il 17 ottobre 2026

Livello abituale nei contratti: Firma avanzata Identificazione con PIN via SMS o e-mail e documento protetto
Livello abituale nelle prese visione: Firma semplice Con registrazione di data, ora, IP e versione del documento
Firmatario: Senza account né installazioni Firma dal browser dello smartphone
Validità: Pieni effetti giuridici Art. 25.1 del Regolamento eIDAS
Con Kimobox: Senza costi aggiuntivi Integrata nel portale dei dipendenti e nei processi HR

Contratti e integrazioni

Firma avanzata con PIN via SMS per i documenti con valore giuslavoristico.

Policy e comunicazioni

Presa visione con firma semplice per ciò che richiede solo la prova di lettura.

Invii a tutto il personale

Lo stesso documento a centinaia di persone, ciascuna con la propria firma ed evidenza.

Promemoria

Avvisi automatici a chi non ha firmato e pannello delle pendenze.

Dallo smartphone

Il dipendente firma dal proprio telefono, anche prima del primo giorno.

Fascicolo in ordine

Ogni documento firmato, reperibile per persona e per tipo in pochi secondi.

Cosa si firma

Documenti del personale più comuni

Contratti di lavoro, proroghe e integrazioni
Accordi di smart working, riservatezza e non concorrenza
Policy interne: uso dei dispositivi, codice etico, protezione dei dati
Consegna di dispositivi di protezione individuale e attrezzature di lavoro
Ricevuta di comunicazioni, formazione e procedure
Documenti di ingresso e di uscita

Come funziona

Un inserimento senza carta

1 Si preparano i documentiContratto, policy e integrazioni, generati dal vostro modello o dal software HR.
2 Arrivano al dipendenteVia e-mail o SMS, al suo recapito personale, anche prima del primo giorno se serve.
3 Ognuno firma con il suo livelloAvanzata con PIN per il contratto, semplice per le policy.
4 Tutto resta archiviatoNel suo fascicolo, con il dossier di evidenze di ogni documento.

Casi tipici

Cosa cambia nella quotidianità delle risorse umane

Industria · 300 dipendenti

Nuova policy sui dispositivi per tutto il personale

Prima Si stamparono trecento copie, si distribuirono per turni e ci volle un mese per raccogliere le firme. Non si seppe mai con certezza chi mancasse.

Dopo Un unico invio con presa visione tramite firma semplice. Il pannello mostra chi manca e i promemoria automatici fanno il resto.

Ospitalità · stagione

Contratti stagionali firmati prima di iniziare

Prima I contratti si firmavano il primo giorno in ufficio, con code e documenti che restavano senza firma.

Dopo Ogni lavoratore firma il proprio contratto con PIN via SMS prima di entrare in servizio. Il primo giorno è dedicato al lavoro.

Servizi · consegna delle dotazioni

Portatile e telefono aziendale

Prima La consegna veniva annotata in un foglio di calcolo e, all’uscita del dipendente, non c’era modo di attestare cosa gli fosse stato consegnato.

Dopo Il verbale di consegna si firma al momento e resta nel fascicolo. All’uscita si sa esattamente cosa deve restituire.

Lessico

Termini utili per le risorse umane

Presa visione: Attestazione che una persona ha ricevuto e letto un documento. Con firma semplice e registrazione delle evidenze, attesta la data e la versione ricevuta.
Invio massivo: Trasmissione dello stesso documento a molti firmatari contemporaneamente, in cui ciascuno firma la propria copia in modo indipendente e con le proprie evidenze.
Fascicolo del dipendente: Cartella digitale che riunisce tutti i documenti firmati da una persona nel corso del suo rapporto con l’azienda.

Domande frequenti

Cosa ci chiedono prima di iniziare

Quale livello di firma serve per un contratto di lavoro?

In pratica, la firma avanzata con buone evidenze copre la grande maggioranza dei documenti del personale: contratti, integrazioni, accordi. La semplice basta per le prese visione di policy e comunicazioni.

Può firmare un dipendente che non è ancora entrato in servizio?

Sì. Riceve il link sull’e-mail o sul telefono personale e firma dallo smartphone, senza bisogno di accedere ad alcun sistema aziendale.

E chi non ha un’e-mail aziendale?

Gli si invia un SMS sul telefono. Può anche firmare su un tablet direttamente sul posto di lavoro.

Si può inviare lo stesso documento a tutto il personale?

Sì. Ogni persona riceve la propria copia, firma in modo indipendente e il pannello mostra in ogni momento chi ha firmato e chi manca.

Si integra con il nostro software paghe o HR?

Sì, tramite Kimobox Connector con A3 e altri sistemi, oppure via API. Se usate già il portale dei dipendenti di Kimobox, la firma è inclusa senza costi aggiuntivi.

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