Despatxos i assessories
Fulls d'encàrrec, contractes de prestació de serveis i autoritzacions signades a distància pel client.
Signatura electrònica eIDAS
Signa amb validesa legal a tota Europa
KimoSign és la signatura electrònica de Kimobox: simple, avançada o qualificada segons el que demani cada document, amb les evidències que la sostenen davant de qualsevol impugnació. Els teus signants signen des del mòbil en segons, sense instal·lar res.
3 nivells
Simple, avançada i qualificada, a la mateixa plataforma
eIDAS
Reglament (UE) núm. 910/2014: vàlida als vint-i-set estats membres
UE
Servidors a la Unió Europea i contracte d'encarregat del tractament
0 € extra
Per a qui ja treballa amb Kimobox: la signatura hi va inclosa
Tres nivells, un mateix circuit
Tria el nivell de signatura que demana cada document
El Reglament eIDAS distingeix tres tipus de signatura electrònica. Cap no és millor en abstracte: una política interna no necessita el mateix que la compravenda d'una empresa. KimoSign et deixa triar document a document, sense canviar d'eina.
Nivell 1 · Simple
Signatura electrònica simple
La manera més àgil de recollir un consentiment: un clic d'acceptació, una casella marcada o una confirmació per correu, amb el registre de data, hora i IP.
- Es posa en marxa en minuts
- Sense codis ni certificats
- Registre de cada acceptació
Ideal per a: formularis, condicions de servei i polítiques internes de risc baix.
Signatura simple → Nivell 2 · AvançadaSignatura electrònica avançada
Vinculada de manera única al signant, que s'identifica amb un codi d'un sol ús per SMS o correu i pot dibuixar la seva signatura a la pantalla. Qualsevol canvi posterior la invalida.
- PIN per SMS o correu electrònic
- Signatura manuscrita en pantalla tàctil
- Segell de temps i dossier d'evidències
Ideal per a: contractes amb clients i proveïdors, documentació laboral i acords de confidencialitat.
Signatura avançada → Nivell 3 · QualificadaSignatura electrònica qualificada
Es crea amb un certificat qualificat emès per un prestador de confiança i té, per llei, el mateix efecte jurídic que la signatura manuscrita a tota la Unió Europea.
- Certificat qualificat del signant
- Segell de temps qualificat
- Reconeguda a tots els estats membres
Ideal per a: operacions d'alt valor i tràmits en què s'exigeix signatura qualificada.
Signatura qualificada →Comparativa
Simple, avançada o qualificada, d'un cop d'ull
Totes tres tenen efectes jurídics. El que canvia és com s'identifica el signant, quina garantia hi ha que el document no s'ha tocat i qui ha de provar què si algú la discuteix.
| Característica | Nivell 1 Simple | Nivell 2 Avançada | Nivell 3 Qualificada |
|---|---|---|---|
| Nivell de seguretat | Bàsic | Alt | Màxim |
| Identificació del signant | No s'exigeix: n'hi ha prou amb un clic, una casella o una confirmació per correu | Obligatòria: codi PIN per SMS o correu, traç manuscrit a la pantalla | Certificat qualificat emès per un prestador de confiança que n'ha verificat la identitat |
| Integritat del document | Per si sola no garanteix que el document no canviï | Qualsevol canvi posterior invalida la signatura | Qualsevol canvi la invalida, amb dispositiu i certificat qualificats |
| Evidències registrades | Data, hora, adreça IP i correu | A més, mètode d'autenticació, segell de temps i empremta del document | A més, dades del certificat i segell de temps qualificat |
| Valor legal (eIDAS) | Vàlida; el seu pes com a prova depèn de les evidències | Vàlida, amb una força considerable si algú la impugna | El mateix efecte jurídic que la signatura manuscrita a tota la UE |
| Usos habituals | Condicions de servei, formularis, polítiques internes | Contractes comercials i laborals, acords de confidencialitat, autoritzacions | Operacions d'alt valor, contractes financers, tràmits que exigeixen signatura qualificada |
Com funciona
Del PDF al document signat, sense paper ni missatgeria
El signant no necessita compte, llicència ni aplicació: rep un enllaç, s'identifica amb el mètode que hagis triat i signa. Tu veus en tot moment qui ha signat i qui falta.
- 1 Prepares l'enviamentPuges el PDF o el genera el teu ERP o el teu procés de Kimobox, i tries signants, ordre i nivell de signatura.
- 2 Arriba al signantUn enllaç segur per correu electrònic o SMS. S'obre a l'ordinador, la tauleta o el mòbil.
- 3 S'identifica i signaAmb un clic, un codi d'un sol ús, el seu traç manuscrit o el seu certificat qualificat.
- 4 Queda segellatEmpremta del document, segell de temps i dossier d'evidències. Totes les parts en reben còpia.
Evidències
Una signatura val el que valen les seves proves
Quan algú impugna una signatura, la discussió no va del gargot: va de qui va signar, quan, des d'on i sobre quina versió exacta del document. KimoSign ho guarda tot en un dossier que acompanya cada document signat.
Què recull el dossier →- Identitat
- Mètode d'autenticació utilitzat: correu verificat, PIN per SMS o certificat qualificat.
- Moment
- Segell de temps de cada signatura, qualificat quan el nivell ho requereix.
- Integritat
- Empremta criptogràfica del document: si canvia una coma, la verificació falla.
- Context
- Adreça IP, dispositiu i, si s'autoritza, ubicació aproximada del signant.
- Blockchain
- Opcionalment, l'empremta s'ancora en una cadena pública per a una verificació independent.
Per a què serveix
Els documents que avui s'imprimeixen per signar-los
Allà on un document viatja per missatgeria, s'escaneja o espera en una safata, la signatura electrònica estalvia dies i deixa una prova millor que el paper.
Recursos humans
Contractes, annexos, polítiques internes i lliurament d'equips signats per la plantilla des del mòbil.
Signatura per a RH →Contractes comercials
Pressupostos, contractes amb clients i proveïdors i acords de confidencialitat amb diversos signants en ordre.
Signatura de contractes →Direcció i finances
Operacions d'alt valor i tràmits que exigeixen signatura qualificada, amb el certificat de l'apoderat.
Integrada a Kimobox
Si ja fas servir Kimobox, la signatura no et costa res més
KimoSign és la signatura electrònica de la plataforma Kimobox. Qui ja la fa servir per als seus processos, el seu portal de l'empleat o la seva gestió de la qualitat té la signatura inclosa, sense llicències a part.
- La signatura és un pas més de qualsevol procés de Kimobox
- Els mateixos usuaris, els mateixos permisos i la mateixa traçabilitat
- El document signat torna al seu expedient amb les seves evidències
Connectivitat
Signa des del sistema que ja fas servir
Amb Kimobox Connector, KimoSign rep els documents del teu ERP i li retorna l'original signat, sense descarregar ni pujar fitxers a mà. Per a la resta de sistemes, hi ha API REST.
- Sage 200
- Navision
- SAP
- A3
- Odoo
- API REST
Per al signant
Signar no hauria de requerir un manual
L'experiència del signant decideix si un contracte torna en deu minuts o en deu dies. Per això a KimoSign se signa amb el que cadascú té a mà.
Des del mòbil
L'enllaç s'obre al navegador del telèfon. Sense aplicació ni registre.
En persona
En una tauleta, amb el traç manuscrit capturat a la pantalla.
A l'ordinador
Amb el certificat qualificat del signant quan el document ho exigeix.
Seguretat
Els teus documents no surten d'Europa
Els documents i les seves evidències es guarden en servidors de la Unió Europea, xifrats i amb còpies diàries, sota un contracte d'encarregat del tractament que el teu responsable de protecció de dades pot llegir sense ensurts.
- Servidors a la Unió Europea
- Xifratge en trànsit i en repòs
- Còpies diàries amb restauració provada
- Contracte d'encarregat del tractament (RGPD)
Explica'ns quins documents voleu deixar d'imprimir
Mitja hora de videotrucada amb el teu cas real sobre la taula: què signeu, qui signa i amb quin nivell. I una resposta honesta sobre si KimoSign hi encaixa.
Preguntes freqüents
El que ens pregunten abans de començar
Què és KimoSign?
És la solució de signatura electrònica de Kimobox. Permet signar documents amb els tres nivells que defineix el Reglament eIDAS —simple, avançada i qualificada— i guarda amb cada signatura un dossier d'evidències que la sosté si algú la impugna.
La signatura electrònica té validesa legal?
Sí. L'article 25.1 del Reglament eIDAS impedeix negar efectes jurídics a una signatura pel simple fet de ser electrònica. La qualificada, a més, té per llei el mateix efecte que la manuscrita a tota la Unió Europea.
Quin tipus de signatura necessito?
Depèn del document. Per acceptar unes condicions o una política interna n'hi ha prou amb la simple; per a contractes amb clients, proveïdors o treballadors el més habitual és l'avançada; i per a operacions d'alt valor o tràmits que exigeixen signatura qualificada, la qualificada.
El signant ha d'instal·lar res o donar-se d'alta?
No. Rep un enllaç per correu electrònic o SMS i signa des del navegador del mòbil, la tauleta o l'ordinador. Només en la signatura qualificada necessita el seu propi certificat qualificat.
Poden signar diverses persones el mateix document?
Sí, i en l'ordre que defineixis. Cada signant rep el document quan li toca, el sistema envia recordatoris a qui s'endarrereix i, quan signa l'últim, tothom rep la còpia segellada.
On es guarden els documents signats?
En servidors de la Unió Europea, xifrats en trànsit i en repòs, amb còpies diàries. El servei es presta amb contracte d'encarregat del tractament conforme a l'article 28 del RGPD.
S'integra amb el nostre ERP?
Sí. Mitjançant Kimobox Connector treballa amb Sage 200, Navision, SAP, A3 i Odoo, i amb qualsevol altre sistema a través d'API REST: el document surt del teu sistema i torna signat sense manipulacions manuals.
Quant costa?
Per als clients de Kimobox, la signatura electrònica hi va inclosa sense cost afegit. Per a la resta, preparem una proposta segons el volum de documents i els nivells de signatura que s'hagin de fer servir.
Signatura electrònica eIDAS per a empreses
KimoSign és una solució de signatura electrònica per a empreses que cobreix els tres nivells del Reglament eIDAS: signatura electrònica simple, signatura electrònica avançada i signatura electrònica qualificada, amb validesa legal a tota la Unió Europea.
Cada document signat inclou un dossier d'evidències amb el mètode d'autenticació del signant, segell de temps, empremta criptogràfica del document, adreça IP i, opcionalment, ancoratge en blockchain. Se signa des del mòbil, la tauleta o l'ordinador, amb PIN per SMS o correu, traç manuscrit o certificat qualificat.
S'integra amb Kimobox sense cost afegit i amb ERP com Sage 200, Navision, SAP, A3 i Odoo, i s'allotja en servidors europeus conforme al RGPD.