Escritórios e consultoras
Cartas de compromisso, contratos de prestação de serviços e autorizações assinadas à distância pelo cliente.
Assinatura eletrónica eIDAS
Assine com validade legal em toda a Europa
O KimoSign é a assinatura eletrónica do Kimobox: simples, avançada ou qualificada, conforme o que cada documento pede, com as evidências que a sustentam perante qualquer impugnação. Os seus signatários assinam no telemóvel em segundos, sem instalar nada.
3 níveis
Simples, avançada e qualificada, na mesma plataforma
eIDAS
Regulamento (UE) n.º 910/2014: válida nos vinte e sete Estados-Membros
UE
Servidores na União Europeia e contrato de subcontratação
0 € extra
Para quem já trabalha com o Kimobox: a assinatura está incluída
Três níveis, um só circuito
Escolha o nível de assinatura que cada documento exige
O Regulamento eIDAS distingue três tipos de assinatura eletrónica. Nenhum é melhor em abstrato: uma política interna não precisa do mesmo que a venda de uma empresa. O KimoSign deixa-o escolher documento a documento, sem mudar de ferramenta.
Nível 1 · Simples
Assinatura eletrónica simples
A forma mais ágil de recolher um consentimento: um clique de aceitação, uma caixa assinalada ou uma confirmação por e-mail, com o registo da data, hora e IP.
- Fica operacional em minutos
- Sem códigos nem certificados
- Registo de cada aceitação
Ideal para: formulários, condições de serviço e políticas internas de baixo risco.
Assinatura simples → Nível 2 · AvançadaAssinatura eletrónica avançada
Ligada de forma única ao signatário, que se identifica com um código de uso único por SMS ou e-mail e pode desenhar a sua assinatura no ecrã. Qualquer alteração posterior invalida-a.
- PIN por SMS ou e-mail
- Assinatura manuscrita em ecrã tátil
- Selo temporal e dossiê de evidências
Ideal para: contratos com clientes e fornecedores, documentação laboral e acordos de confidencialidade.
Assinatura avançada → Nível 3 · QualificadaAssinatura eletrónica qualificada
É criada com um certificado qualificado emitido por um prestador de confiança e tem, por lei, o mesmo efeito jurídico que a assinatura manuscrita em toda a União Europeia.
- Certificado qualificado do signatário
- Selo temporal qualificado
- Reconhecida em todos os Estados-Membros
Ideal para: operações de valor elevado e procedimentos em que se exige assinatura qualificada.
Assinatura qualificada →Comparação
Simples, avançada ou qualificada, num relance
As três produzem efeitos jurídicos. O que muda é a forma como o signatário é identificado, a garantia de que o documento não foi alterado e quem tem de provar o quê se alguém a contestar.
| Característica | Nível 1 Simples | Nível 2 Avançada | Nível 3 Qualificada |
|---|---|---|---|
| Nível de segurança | Básico | Elevado | Máximo |
| Identificação do signatário | Não é exigida: basta um clique, uma caixa assinalada ou uma confirmação por e-mail | Obrigatória: código PIN por SMS ou e-mail, traço manuscrito no ecrã | Certificado qualificado emitido por um prestador de confiança que verificou a identidade |
| Integridade do documento | Por si só, não garante que o documento não seja alterado | Qualquer alteração posterior invalida a assinatura | Qualquer alteração a invalida, com dispositivo e certificado qualificados |
| Evidências registadas | Data, hora, endereço IP e e-mail | Além disso, método de autenticação, selo temporal e impressão digital do documento | Além disso, dados do certificado e selo temporal qualificado |
| Valor legal (eIDAS) | Válida; o seu peso como prova depende das evidências | Válida, com força considerável se alguém a impugnar | Mesmo efeito jurídico que a assinatura manuscrita em toda a UE |
| Utilizações habituais | Condições de serviço, formulários, políticas internas | Contratos comerciais e de trabalho, acordos de confidencialidade, autorizações | Operações de valor elevado, contratos financeiros, procedimentos que exigem assinatura qualificada |
Como funciona
Do PDF ao documento assinado, sem papel nem estafetas
O signatário não precisa de conta, licença nem aplicação: recebe uma ligação, identifica-se com o método que escolheu e assina. O utilizador vê a cada momento quem já assinou e quem falta.
- 1 Prepara o envioCarrega o PDF, ou gera-o o seu ERP ou o seu processo no Kimobox, e escolhe signatários, ordem e nível de assinatura.
- 2 Chega ao signatárioUma ligação segura por e-mail ou SMS. Abre no computador, no tablet ou no telemóvel.
- 3 Identifica-se e assinaCom um clique, um código de uso único, o seu traço manuscrito ou o seu certificado qualificado.
- 4 Fica seladoImpressão digital do documento, selo temporal e dossiê de evidências. Todas as partes recebem a sua cópia.
Evidências
Uma assinatura vale o que valem as suas provas
Quando alguém impugna uma assinatura, a discussão não é sobre o rabisco: é sobre quem assinou, quando, a partir de onde e sobre que versão exata do documento. O KimoSign guarda tudo isso num dossiê que acompanha cada documento assinado.
O que inclui o dossiê →- Identidade
- Método de autenticação utilizado: e-mail verificado, PIN por SMS ou certificado qualificado.
- Momento
- Selo temporal de cada assinatura, qualificado quando o nível o exige.
- Integridade
- Impressão digital criptográfica do documento: se mudar uma vírgula, a verificação falha.
- Contexto
- Endereço IP, dispositivo e, se autorizada, localização aproximada do signatário.
- Blockchain
- Opcionalmente, a impressão digital é ancorada numa cadeia pública para uma verificação independente.
Para que serve
Os documentos que hoje se imprimem só para os assinar
Sempre que um documento viaja por estafeta, é digitalizado ou fica à espera num tabuleiro, a assinatura eletrónica poupa dias e deixa uma prova melhor do que o papel.
Recursos humanos
Contratos, aditamentos, políticas internas e entrega de equipamentos assinados pelos colaboradores no telemóvel.
Assinatura para RH →Contratos comerciais
Orçamentos, contratos com clientes e fornecedores e acordos de confidencialidade com vários signatários por ordem.
Assinatura de contratos →Direção e finanças
Operações de valor elevado e procedimentos que exigem assinatura qualificada, com o certificado do procurador.
Integrada no Kimobox
Se já usa o Kimobox, a assinatura não lhe custa mais nada
O KimoSign é a assinatura eletrónica da plataforma Kimobox. Quem já a utiliza para os seus processos, o seu portal do colaborador ou a sua gestão da qualidade tem a assinatura incluída, sem licenças à parte.
- A assinatura é mais um passo de qualquer processo do Kimobox
- Os mesmos utilizadores, as mesmas permissões e a mesma rastreabilidade
- O documento assinado regressa ao seu processo com as evidências
Conectividade
Assine a partir do sistema que já utiliza
Com o Kimobox Connector, o KimoSign recebe os documentos do seu ERP e devolve-lhe o original assinado, sem descarregar nem carregar ficheiros à mão. Para os restantes sistemas, há uma API REST.
- Sage 200
- Navision
- SAP
- A3
- Odoo
- API REST
Para o signatário
Assinar não deveria exigir um manual
A experiência do signatário decide se um contrato volta em dez minutos ou em dez dias. Por isso, no KimoSign assina-se com o que cada um tem à mão.
No telemóvel
A ligação abre no navegador do telefone. Sem aplicação nem registo.
Presencialmente
Num tablet, com o traço manuscrito captado no ecrã.
No computador
Com o certificado qualificado do signatário, quando o documento o exige.
Segurança
Os seus documentos não saem da Europa
Os documentos e as respetivas evidências ficam guardados em servidores da União Europeia, cifrados e com cópias diárias, ao abrigo de um contrato de subcontratação que o seu encarregado da proteção de dados pode ler sem sobressaltos.
- Servidores na União Europeia
- Cifragem em trânsito e em repouso
- Cópias diárias com reposição testada
- Contrato de subcontratação (RGPD)
Diga-nos que documentos querem deixar de imprimir
Meia hora de videochamada com o seu caso real em cima da mesa: o que assinam, quem assina e com que nível. E uma resposta honesta sobre se o KimoSign encaixa.
Perguntas frequentes
O que nos perguntam antes de começar
O que é o KimoSign?
É a solução de assinatura eletrónica do Kimobox. Permite assinar documentos com os três níveis definidos pelo Regulamento eIDAS —simples, avançada e qualificada— e guarda com cada assinatura um dossiê de evidências que a sustenta se alguém a impugnar.
A assinatura eletrónica tem validade legal?
Sim. O artigo 25.º, n.º 1, do Regulamento eIDAS impede que se neguem efeitos jurídicos a uma assinatura apenas por ser eletrónica. A qualificada tem ainda, por lei, o mesmo efeito que a manuscrita em toda a União Europeia.
De que tipo de assinatura preciso?
Depende do documento. Para aceitar umas condições ou uma política interna basta a simples; para contratos com clientes, fornecedores ou trabalhadores o habitual é a avançada; e para operações de valor elevado ou procedimentos que exigem assinatura qualificada, a qualificada.
O signatário tem de instalar alguma coisa ou registar-se?
Não. Recebe uma ligação por e-mail ou SMS e assina no navegador do telemóvel, do tablet ou do computador. Só na assinatura qualificada precisa do seu próprio certificado qualificado.
Várias pessoas podem assinar o mesmo documento?
Sim, e pela ordem que definir. Cada signatário recebe o documento quando chega a sua vez, o sistema envia lembretes a quem se atrasa e, quando o último assina, todos recebem a cópia selada.
Onde ficam guardados os documentos assinados?
Em servidores da União Europeia, cifrados em trânsito e em repouso, com cópias diárias. O serviço é prestado com contrato de subcontratação nos termos do artigo 28.º do RGPD.
Integra-se com o nosso ERP?
Sim. Através do Kimobox Connector funciona com Sage 200, Navision, SAP, A3 e Odoo, e com qualquer outro sistema através de API REST: o documento sai do seu sistema e regressa assinado sem manipulações manuais.
Quanto custa?
Para os clientes do Kimobox, a assinatura eletrónica está incluída sem custo adicional. Para os restantes, preparamos uma proposta em função do volume de documentos e dos níveis de assinatura que vão ser utilizados.
Assinatura eletrónica eIDAS para empresas
O KimoSign é uma solução de assinatura eletrónica para empresas que cobre os três níveis do Regulamento eIDAS: assinatura eletrónica simples, assinatura eletrónica avançada e assinatura eletrónica qualificada, com validade legal em toda a União Europeia.
Cada documento assinado inclui um dossiê de evidências com o método de autenticação do signatário, selo temporal, impressão digital criptográfica do documento, endereço IP e, opcionalmente, ancoragem em blockchain. Assina-se no telemóvel, no tablet ou no computador, com PIN por SMS ou e-mail, traço manuscrito ou certificado qualificado.
Integra-se com o Kimobox sem custo adicional e com ERP como Sage 200, Navision, SAP, A3 e Odoo, e está alojado em servidores europeus em conformidade com o RGPD.