Clic o casilla
El firmante acepta con un botón o marcando una casilla, sin códigos ni certificados.
Nivel 1 · Firma electrónica simple
Firma electrónica simple: un clic que deja rastro
Para aceptar unas condiciones, una política interna o un formulario no hace falta más: un clic de aceptación, una casilla o una confirmación por correo. KimoSign le añade lo que la convierte en defendible, el registro de quién aceptó, cuándo y desde dónde.
Qué es y cuándo basta
La firma electrónica simple es la que se presta con un clic de aceptación, una casilla o una confirmación por correo; el Reglamento eIDAS le reconoce efectos jurídicos y KimoSign la refuerza registrando la fecha, la hora, la dirección IP, el correo del firmante y la huella del documento aceptado, de modo que sirve con garantías para consentimientos y documentos de bajo riesgo.
- Definición legal
- Art. 3.10 del Reglamento eIDAS Datos electrónicos que el firmante utiliza para firmar
- Efectos jurídicos
- No se le pueden negar por ser electrónica Art. 25.1 del Reglamento eIDAS
- Identificación
- No exigida por la norma KimoSign registra correo, IP, fecha y hora; PIN opcional
- Riesgo que asume
- Probatorio Si se impugna, quien la aporta debe probar la autoría
- Uso recomendado
- Documentos de bajo impacto legal Condiciones, formularios, políticas internas
Confirmación por correo
Opcionalmente, doble confirmación con un enlace o un PIN enviado a su buzón.
Fecha, hora e IP
Cada aceptación queda registrada con su marca de tiempo y su dirección IP.
Documento sellado
La versión aceptada queda fijada con su huella criptográfica y un sello de tiempo.
Cuándo es suficiente
Documentos de bajo riesgo legal
- Aceptación de términos y condiciones de un servicio
- Formularios de registro, inscripción o solicitud
- Políticas internas: uso de dispositivos, código de conducta, teletrabajo
- Acuses de recibo de comunicados y circulares
- Consentimientos informativos de bajo impacto
- Validaciones internas entre departamentos
Cómo funciona
Del envío a la copia firmada
El circuito es el mismo que en los otros niveles; lo que cambia es el paso de identificación, que aquí se resuelve con la propia aceptación.
- 1 Se genera el documentoUn PDF propio o uno que crea tu proceso de Kimobox o tu ERP.
- 2 Se envía el enlacePor correo electrónico al firmante, o dentro de un portal donde ya se ha identificado.
- 3 El firmante aceptaCon un clic, una casilla o una confirmación por correo, con PIN opcional.
- 4 Queda registradoFecha, hora, IP, correo y huella del documento, en el dossier de evidencias.
- 5 Todos tienen copiaFirmante y empresa reciben el documento firmado con sus datos de validación.
En contexto
Dónde queda la simple frente a los otros niveles
| Característica | Nivel 1 Simple | Nivel 2 Avanzada | Nivel 3 Cualificada |
|---|---|---|---|
| Nivel de seguridad | Básico | Alto | Máximo |
| Identificación del firmante | No se exige: basta un clic, una casilla o una confirmación por correo | Obligatoria: código PIN por SMS o correo, trazo manuscrito en pantalla | Certificado cualificado emitido por un prestador de confianza que ha verificado la identidad |
| Integridad del documento | No garantiza por sí sola que el documento no cambie | Cualquier cambio posterior invalida la firma | Cualquier cambio la invalida, con dispositivo y certificado cualificados |
| Evidencias registradas | Fecha, hora, dirección IP y correo | Además, método de autenticación, sello de tiempo y huella del documento | Además, datos del certificado y sello de tiempo cualificado |
| Valor legal (eIDAS) | Válida; su peso como prueba depende de las evidencias | Válida, con fuerza considerable si alguien la impugna | Mismo efecto jurídico que la firma manuscrita en toda la UE |
| Usos habituales | Condiciones de servicio, formularios, políticas internas | Contratos comerciales y laborales, acuerdos de confidencialidad, autorizaciones | Operaciones de alto valor, contratos financieros, trámites que exigen firma cualificada |
Casos habituales
Donde la simple es justo lo que hace falta
Empresa de software · incorporaciones
Política de uso de dispositivos antes del primer día
Antes Recursos Humanos imprimía la política, la entregaba el primer día y archivaba la copia firmada en una carpeta. Algunas se perdían.
Después El nuevo empleado la recibe por correo antes de incorporarse y la acepta con una casilla. KimoSign guarda fecha, hora e IP y envía la copia a las dos partes.
Formación · inscripciones
Condiciones de matrícula
Antes El alumno marcaba una casilla en un formulario web que no guardaba qué versión de las condiciones había aceptado.
Después La aceptación se registra con la huella de la versión exacta del documento. Si las condiciones cambian, se sabe qué aceptó cada alumno.
Industria · comunicados
Acuse de una circular de seguridad
Antes La circular se colgaba en el tablón y no había forma de saber quién la había leído.
Después Cada trabajador confirma la recepción desde el móvil. El listado de quién ha firmado y quién falta se consulta en un momento.
Vocabulario
Términos de la firma simple
- Clic de aceptación
- Pulsar un botón como «Aceptar» sobre un documento identificado. Es una forma de firma electrónica simple válida, cuya fuerza depende del registro que la acompañe.
- Doble confirmación
- Verificación adicional en la que el firmante confirma desde su buzón, con un enlace o un código, que es el titular del correo al que se envió el documento.
- Marca de tiempo
- Registro de la fecha y la hora exactas en que se produce un acto electrónico. Cuando la emite un prestador cualificado hablamos de sello de tiempo cualificado.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan antes de empezar
¿Es legal firmar con un clic?
Sí. El Reglamento eIDAS reconoce como firma electrónica cualquier dato electrónico que el firmante usa para firmar, y su artículo 25.1 impide negarle efectos jurídicos por ser electrónica. Lo que hay que cuidar es la prueba.
¿Cómo se demuestra que aceptó quien dice haber aceptado?
Con las evidencias: el correo al que se envió el enlace, la dirección IP, la fecha y hora y, si se activa, la doble confirmación por correo o el PIN. Si se firma dentro de un portal en el que el usuario ya ha iniciado sesión, el vínculo es todavía más fuerte.
¿Cuándo no es suficiente?
Cuando el documento puede ser impugnado y hay dinero o derechos relevantes en juego: un contrato con un cliente, un anexo salarial, un acuerdo de confidencialidad. Ahí conviene la firma avanzada.
¿Se puede pedir un PIN también en la firma simple?
Sí, como verificación previa del correo del firmante. Refuerza la prueba sin convertir el proceso en algo pesado para quien firma.
¿El firmante necesita registrarse?
No. Recibe un enlace y acepta desde el navegador de cualquier dispositivo.
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Firma electrónica simple con registro de evidencias
La firma electrónica simple de KimoSign permite recoger la aceptación de condiciones, políticas internas y formularios con un clic, una casilla o una confirmación por correo, conforme al Reglamento eIDAS.
Cada aceptación queda registrada con fecha, hora, dirección IP, correo del firmante, huella criptográfica del documento y sello de tiempo, y tanto el firmante como la empresa reciben una copia firmada.