Nível 1 · Assinatura eletrónica simples

Assinatura eletrónica simples: um clique que deixa rasto

Para aceitar umas condições, uma política interna ou um formulário não é preciso mais: um clique de aceitação, uma caixa ou uma confirmação por e-mail. O KimoSign acrescenta-lhe o que a torna defensável: o registo de quem aceitou, quando e a partir de onde.

O que é e quando basta

A assinatura eletrónica simples é a que se presta com um clique de aceitação, uma caixa ou uma confirmação por e-mail; o Regulamento eIDAS reconhece-lhe efeitos jurídicos e o KimoSign reforça-a registando a data, a hora, o endereço IP, o e-mail do signatário e a impressão digital do documento aceite, de modo que serve com garantias para consentimentos e documentos de baixo risco.

Conteúdo revisto em 17 de outubro de 2026

Definição legal: Art. 3.º, ponto 10, do Regulamento eIDAS Dados eletrónicos que o signatário utiliza para assinar
Efeitos jurídicos: Não podem ser negados por ser eletrónica Art. 25.º, n.º 1, do Regulamento eIDAS
Identificação: Não exigida pela norma O KimoSign regista e-mail, IP, data e hora; PIN opcional
Risco que assume: Probatório Se for impugnada, quem a apresenta tem de provar a autoria
Utilização recomendada: Documentos de baixo impacto legal Condições, formulários, políticas internas

Clique ou caixa

O signatário aceita com um botão ou assinalando uma caixa, sem códigos nem certificados.

Confirmação por e-mail

Opcionalmente, dupla confirmação com uma ligação ou um PIN enviado para a sua caixa de correio.

Data, hora e IP

Cada aceitação fica registada com a respetiva marca temporal e o endereço IP.

Documento selado

A versão aceite fica fixada com a sua impressão digital criptográfica e um selo temporal.

Quando é suficiente

Documentos de baixo risco legal

Aceitação de termos e condições de um serviço
Formulários de registo, inscrição ou pedido
Políticas internas: utilização de dispositivos, código de conduta, teletrabalho
Avisos de receção de comunicados e circulares
Consentimentos informativos de baixo impacto
Validações internas entre departamentos

Como funciona

Do envio à cópia assinada

O circuito é o mesmo dos outros níveis; o que muda é o passo de identificação, que aqui se resolve com a própria aceitação.

1 O documento é geradoUm PDF próprio ou um criado pelo seu processo no Kimobox ou pelo seu ERP.
2 A ligação é enviadaPor e-mail ao signatário, ou dentro de um portal onde este já se identificou.
3 O signatário aceitaCom um clique, uma caixa ou uma confirmação por e-mail, com PIN opcional.
4 Fica registadoData, hora, IP, e-mail e impressão digital do documento, no dossiê de evidências.
5 Todos ficam com cópiaSignatário e empresa recebem o documento assinado com os dados de validação.

Em contexto

Onde fica a simples face aos outros níveis

Comparação entre a assinatura eletrónica simples, avançada e qualificada segundo o Regulamento eIDAS
Característica	Nível 1 Simples	Nível 2 Avançada	Nível 3 Qualificada
Nível de segurança	Básico	Elevado	Máximo
Identificação do signatário	Não é exigida: basta um clique, uma caixa assinalada ou uma confirmação por e-mail	Obrigatória: código PIN por SMS ou e-mail, traço manuscrito no ecrã	Certificado qualificado emitido por um prestador de confiança que verificou a identidade
Integridade do documento	Por si só, não garante que o documento não seja alterado	Qualquer alteração posterior invalida a assinatura	Qualquer alteração a invalida, com dispositivo e certificado qualificados
Evidências registadas	Data, hora, endereço IP e e-mail	Além disso, método de autenticação, selo temporal e impressão digital do documento	Além disso, dados do certificado e selo temporal qualificado
Valor legal (eIDAS)	Válida; o seu peso como prova depende das evidências	Válida, com força considerável se alguém a impugnar	Mesmo efeito jurídico que a assinatura manuscrita em toda a UE
Utilizações habituais	Condições de serviço, formulários, políticas internas	Contratos comerciais e de trabalho, acordos de confidencialidade, autorizações	Operações de valor elevado, contratos financeiros, procedimentos que exigem assinatura qualificada

Casos habituais

Onde a simples é exatamente o que faz falta

Empresa de software · admissões

Política de utilização de dispositivos antes do primeiro dia

Antes Os Recursos Humanos imprimiam a política, entregavam-na no primeiro dia e arquivavam a cópia assinada numa pasta. Algumas perdiam-se.

Depois O novo colaborador recebe-a por e-mail antes de entrar e aceita-a assinalando uma caixa. O KimoSign guarda data, hora e IP e envia a cópia às duas partes.

Formação · inscrições

Condições de matrícula

Antes O aluno assinalava uma caixa num formulário web que não guardava que versão das condições tinha aceitado.

Depois A aceitação fica registada com a impressão digital da versão exata do documento. Se as condições mudarem, sabe-se o que cada aluno aceitou.

Indústria · comunicados

Receção de uma circular de segurança

Antes A circular era afixada no quadro e não havia forma de saber quem a tinha lido.

Depois Cada trabalhador confirma a receção no telemóvel. A lista de quem já assinou e de quem falta consulta-se num instante.

Vocabulário

Termos da assinatura simples

Clique de aceitação: Carregar num botão como «Aceitar» sobre um documento identificado. É uma forma válida de assinatura eletrónica simples, cuja força depende do registo que a acompanha.
Dupla confirmação: Verificação adicional em que o signatário confirma, a partir da sua caixa de correio, com uma ligação ou um código, que é o titular do e-mail para onde o documento foi enviado.
Marca temporal: Registo da data e da hora exatas em que ocorre um ato eletrónico. Quando é emitida por um prestador qualificado, falamos de selo temporal qualificado.

Perguntas frequentes

O que nos perguntam antes de começar

É legal assinar com um clique?

Sim. O Regulamento eIDAS reconhece como assinatura eletrónica quaisquer dados eletrónicos que o signatário utilize para assinar, e o seu artigo 25.º, n.º 1, impede que lhe sejam negados efeitos jurídicos por ser eletrónica. O que é preciso acautelar é a prova.

Como se demonstra que aceitou quem diz ter aceitado?

Com as evidências: o e-mail para onde foi enviada a ligação, o endereço IP, a data e a hora e, se estiver ativada, a dupla confirmação por e-mail ou o PIN. Se a assinatura ocorrer num portal em que o utilizador já iniciou sessão, a ligação é ainda mais forte.

Quando não é suficiente?

Quando o documento pode ser impugnado e há dinheiro ou direitos relevantes em jogo: um contrato com um cliente, um aditamento salarial, um acordo de confidencialidade. Aí convém a assinatura avançada.

Também se pode pedir um PIN na assinatura simples?

Sim, como verificação prévia do e-mail do signatário. Reforça a prova sem tornar o processo pesado para quem assina.

O signatário precisa de se registar?

Não. Recebe uma ligação e aceita a partir do navegador de qualquer dispositivo.

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Mostramos-lhe como assinar um documento real com o nível de que precisa, em meia hora.

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Cada aceitação fica registada com data, hora, endereço IP, e-mail do signatário, impressão digital criptográfica do documento e selo temporal, e tanto o signatário como a empresa recebem uma cópia assinada.