Contrats et avenants
Signature avancée par code SMS pour les documents à portée juridique.
Ressources humaines
Signature électronique pour les ressources humaines
Contrats, avenants, chartes internes, remises de matériel et notes de service signés par le personnel depuis son mobile, au niveau de signature qui convient à chaque document et sans une seule feuille à scanner.
Ce que cela change pour les RH
La signature électronique en ressources humaines permet au personnel de signer contrats, avenants, chartes et remises de matériel depuis son mobile, en choisissant pour chaque document le niveau adapté — avancée par code SMS pour ce qui a une portée juridique, simple pour les accusés de réception — et en classant chaque signature dans le dossier du salarié avec son dossier de preuves.
- Niveau courant pour les contrats
- Signature avancée Identification par code SMS ou e-mail et document protégé
- Niveau courant pour les accusés
- Signature simple Avec trace de la date, de l’heure, de l’IP et de la version du document
- Signataire
- Ni compte ni installation Il signe depuis le navigateur de son mobile
- Validité
- Pleins effets juridiques Art. 25.1 du règlement eIDAS
- Avec Kimobox
- Sans surcoût Intégrée au portail salarié et aux processus RH
Chartes et notes
Accusé par signature simple pour ce qui n’exige qu’une preuve de lecture.
Envois à tout le personnel
Un même document pour des centaines de personnes, chacune avec sa signature et sa preuve.
Relances
Rappels automatiques à ceux qui n’ont pas signé et tableau des documents en attente.
Depuis le mobile
Le salarié signe depuis son téléphone, même avant son premier jour.
Dossier bien rangé
Chaque document signé, retrouvé par personne et par type en quelques secondes.
Ce qui se signe
Documents RH courants
- Contrats de travail, prolongations et avenants
- Accords de télétravail, de confidentialité et de non-concurrence
- Chartes internes : usage des appareils, code éthique, protection des données
- Remise des équipements de protection individuelle et du matériel de travail
- Accusés de réception des notes, des formations et des procédures
- Documents d’arrivée et de départ
Comment ça marche
Une intégration sans papier
- 1 Les documents sont préparésContrat, chartes et avenants, générés depuis votre modèle ou votre logiciel RH.
- 2 Le salarié les reçoitPar e-mail ou SMS, sur ses coordonnées personnelles, avant son premier jour si besoin.
- 3 Chacun signe à son niveauAvancée avec code pour le contrat, simple pour les chartes.
- 4 Tout est archivéDans son dossier, avec le dossier de preuves de chaque document.
Cas typiques
Ce qui change au quotidien pour les RH
Industrie · 300 salariés
Nouvelle charte des appareils pour tout le personnel
Avant Trois cents copies imprimées, distribuées par équipe, et un mois pour récupérer les signatures. Personne n’a jamais su avec certitude qui manquait.
Après Un seul envoi avec accusé par signature simple. Le tableau de bord montre qui manque et les relances automatiques font le reste.
Hôtellerie-restauration · saison
Contrats saisonniers signés avant la prise de poste
Avant Les contrats se signaient le premier jour au bureau, avec des files d’attente et des documents restés sans signature.
Après Chaque salarié signe son contrat par code SMS avant son arrivée. Le premier jour est consacré au travail.
Services · remise de matériel
Ordinateur portable et téléphone professionnel
Avant La remise était notée dans un tableur et, au départ du salarié, impossible de prouver ce qui lui avait été confié.
Après Le procès-verbal de remise est signé sur place et rejoint le dossier. Au départ, on sait exactement ce qu’il doit restituer.
Vocabulaire
Les termes utiles en RH
- Accusé de réception
- Preuve qu’une personne a reçu et lu un document. Avec une signature simple et la trace des preuves, il établit la date et la version reçue.
- Envoi groupé
- Envoi d’un même document à de nombreux signataires à la fois, chacun signant sa copie de manière indépendante et avec ses propres preuves.
- Dossier du salarié
- Dossier numérique qui rassemble l’ensemble des documents signés par une personne tout au long de sa relation avec l’entreprise.
Questions fréquentes
Ce que l’on nous demande avant de commencer
Quel niveau de signature pour un contrat de travail ?
En pratique, la signature avancée assortie de bonnes preuves couvre la grande majorité des documents RH : contrats, avenants, accords. La simple suffit pour les accusés de réception de chartes et de notes.
Un salarié qui n’a pas encore pris son poste peut-il signer ?
Oui. Il reçoit le lien sur son e-mail ou son téléphone personnel et signe depuis son mobile, sans avoir besoin d’accéder à un système de l’entreprise.
Et ceux qui n’ont pas d’e-mail professionnel ?
On leur envoie le lien par SMS. Ils peuvent aussi signer sur une tablette, directement sur leur lieu de travail.
Peut-on envoyer un même document à tout le personnel ?
Oui. Chacun reçoit sa copie, signe de manière indépendante, et le tableau de bord indique à tout moment qui a signé et qui manque.
S’intègre-t-il à notre logiciel de paie ou de RH ?
Oui, grâce à Kimobox Connector avec A3 et d’autres systèmes, ou via l’API. Si vous utilisez déjà le portail salarié de Kimobox, la signature est incluse sans surcoût.
Essayez de signer un contrat de travail pendant la démo
Nous vous montrons comment signer un vrai document au niveau dont vous avez besoin, en une demi-heure.
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La solution comprend les envois groupés, les relances automatiques, un tableau des documents en attente et un dossier par salarié, et s’intègre au portail salarié de Kimobox sans surcoût ainsi qu’aux logiciels RH comme A3.