Recursos humanos

Assinatura eletrónica para recursos humanos

Contratos, aditamentos, políticas internas, entrega de equipamentos e comunicados assinados pelos colaboradores no telemóvel, com o nível de assinatura que corresponde a cada documento e sem um único papel para digitalizar.

O que resolve nos RH

A assinatura eletrónica em recursos humanos permite que os colaboradores assinem contratos, aditamentos, políticas e entregas de material no telemóvel, escolhendo para cada documento o nível adequado —avançada com PIN por SMS para o que tem valor laboral, simples para as confirmações de leitura— e deixando cada assinatura arquivada no processo individual do trabalhador com o seu dossiê de evidências.

Conteúdo revisto em 17 de outubro de 2026

Nível habitual nos contratos: Assinatura avançada Identificação com PIN por SMS ou e-mail e documento protegido
Nível habitual nas confirmações: Assinatura simples Com registo de data, hora, IP e versão do documento
Signatário: Sem conta nem instalação Assina no navegador do telemóvel
Validade: Efeitos jurídicos plenos Art. 25.º, n.º 1, do Regulamento eIDAS
Com o Kimobox: Sem custo adicional Integrada no portal do colaborador e nos processos de RH

Contratos e aditamentos

Assinatura avançada com PIN por SMS para a documentação com valor laboral.

Políticas e comunicados

Confirmação com assinatura simples para o que só precisa de prova de leitura.

Envios a toda a equipa

Um mesmo documento para centenas de pessoas, cada uma com a sua assinatura e a sua evidência.

Lembretes

Avisos automáticos a quem não assinou e painel de pendentes.

No telemóvel

O trabalhador assina no seu telefone, até antes do primeiro dia.

Processo organizado

Cada documento assinado, localizável por pessoa e por tipo em segundos.

O que se assina

Documentação laboral habitual

Contratos de trabalho, renovações e aditamentos
Acordos de teletrabalho, confidencialidade e não concorrência
Políticas internas: utilização de dispositivos, código de ética, proteção de dados
Entrega de equipamentos de proteção individual e material de trabalho
Receção de comunicados, formação e procedimentos
Documentação de admissão e de saída

Como funciona

Uma admissão sem papel

1 Preparam-se os documentosContrato, políticas e aditamentos, gerados a partir do seu modelo ou do seu software de RH.
2 Chegam ao trabalhadorPor e-mail ou SMS, para o seu contacto pessoal, antes do primeiro dia se for preciso.
3 Cada um assina com o seu nívelAvançada com PIN para o contrato, simples para as políticas.
4 Fica tudo arquivadoNo processo individual, com o dossiê de evidências de cada documento.

Casos habituais

O que muda no dia a dia dos RH

Indústria · 300 trabalhadores

Nova política de dispositivos para todos os colaboradores

Antes Imprimiram-se trezentas cópias, distribuídas por turnos, e levou um mês a recolher as assinaturas. Nunca se soube ao certo quem faltava.

Depois Um único envio com confirmação por assinatura simples. O painel mostra quem falta e os lembretes automáticos tratam do resto.

Hotelaria · época alta

Contratos sazonais assinados antes de começar

Antes Os contratos eram assinados no primeiro dia no escritório, com filas e documentos que ficavam por assinar.

Depois Cada trabalhador assina o seu contrato com PIN por SMS antes de entrar. O primeiro dia é para trabalhar.

Serviços · entrega de equipamentos

Portátil e telemóvel da empresa

Antes A entrega era registada numa folha de cálculo e, quando o trabalhador saía, não havia forma de comprovar o que lhe tinha sido entregue.

Depois O auto de entrega é assinado no momento e fica no processo individual. À saída, sabe-se exatamente o que tem de devolver.

Vocabulário

Termos úteis em RH

Aviso de receção: Prova de que uma pessoa recebeu e leu um documento. Com assinatura simples e registo de evidências, comprova a data e a versão recebida.
Envio em massa: Remessa de um mesmo documento a muitos signatários em simultâneo, em que cada um assina a sua cópia de forma independente e com as suas próprias evidências.
Processo individual do trabalhador: Pasta digital que reúne toda a documentação assinada por uma pessoa ao longo da sua relação com a empresa.

Perguntas frequentes

O que nos perguntam antes de começar

Que nível de assinatura exige um contrato de trabalho?

Na prática, a assinatura avançada com boas evidências resolve a grande maioria da documentação laboral: contratos, aditamentos, acordos. A simples basta para confirmações de políticas e comunicados.

Pode assinar um trabalhador que ainda não entrou na empresa?

Sim. Recebe a ligação no seu e-mail ou telefone pessoal e assina no telemóvel, sem precisar de acesso a nenhum sistema da empresa.

E quem não tem e-mail da empresa?

Recebe-a no telefone, por SMS. Também pode assinar num tablet no próprio local de trabalho.

É possível enviar o mesmo documento a todos os colaboradores?

Sim. Cada pessoa recebe a sua cópia, assina de forma independente e o painel mostra a cada momento quem já assinou e quem falta.

Integra-se com o nosso software de salários ou de RH?

Sim, através do Kimobox Connector com o A3 e outros sistemas, ou por API. Se já usa o portal do colaborador do Kimobox, a assinatura está incluída sem custo adicional.

Experimente assinar um contrato de trabalho na demonstração

Mostramos-lhe como assinar um documento real com o nível de que precisa, em meia hora.

Pedir uma demonstração

Continue a explorar

Páginas relacionadas

Assinatura eletrónica de contratos e documentação laboral

O KimoSign permite aos departamentos de recursos humanos assinar eletronicamente contratos de trabalho, aditamentos, acordos de teletrabalho, políticas internas e entregas de EPI com os colaboradores, no telemóvel e com o nível de assinatura eIDAS que corresponde a cada documento.

Inclui envios em massa, lembretes automáticos, painel de pendentes e processo individual por trabalhador, e integra-se com o portal do colaborador do Kimobox sem custo adicional e com software de RH como o A3.