Recursos humanos

Firma electrónica para recursos humanos

Contratos, anexos, políticas internas, entrega de equipos y comunicados firmados por la plantilla desde el móvil, con el nivel de firma que corresponde a cada documento y sin un solo papel que escanear.

Qué resuelve en RRHH

La firma electrónica en recursos humanos permite que la plantilla firme contratos, anexos, políticas y entregas de material desde el móvil, eligiendo para cada documento el nivel adecuado —avanzada con PIN por SMS para lo que tiene valor laboral, simple para los acuses— y dejando cada firma archivada en el expediente del trabajador con su dossier de evidencias.

Contenido revisado el 17 de octubre de 2026

Nivel habitual en contratos: Firma avanzada Identificación con PIN por SMS o correo y documento protegido
Nivel habitual en acuses: Firma simple Con registro de fecha, hora, IP y versión del documento
Firmante: Sin cuenta ni instalación Firma desde el navegador de su móvil
Validez: Efectos jurídicos plenos Art. 25.1 del Reglamento eIDAS
Con Kimobox: Sin coste añadido Integrada en el portal del empleado y en los procesos de RRHH

Contratos y anexos

Firma avanzada con PIN por SMS para la documentación con valor laboral.

Políticas y comunicados

Acuse con firma simple para lo que solo necesita constancia de lectura.

Envíos a toda la plantilla

Un mismo documento a cientos de personas, cada una con su firma y su evidencia.

Recordatorios

Avisos automáticos a quien no ha firmado y panel de pendientes.

Desde el móvil

El trabajador firma desde su teléfono, también antes de su primer día.

Expediente ordenado

Cada documento firmado, localizable por persona y por tipo en segundos.

Qué se firma

Documentación laboral habitual

Contratos de trabajo, prórrogas y anexos
Pactos de teletrabajo, confidencialidad y no competencia
Políticas internas: uso de dispositivos, código ético, protección de datos
Entrega de equipos de protección individual y material de trabajo
Recibo de comunicados, formación y procedimientos
Documentación de incorporación y de salida

Cómo funciona

Una incorporación sin papel

1 Se preparan los documentosContrato, políticas y anexos, generados desde tu plantilla o tu software de RRHH.
2 Llegan al trabajadorPor correo o SMS, a su contacto personal, antes de su primer día si hace falta.
3 Firma cada uno con su nivelAvanzada con PIN para el contrato, simple para las políticas.
4 Todo queda archivadoEn su expediente, con el dossier de evidencias de cada documento.

Casos habituales

Lo que cambia en el día a día de RRHH

Industria · 300 trabajadores

Nueva política de dispositivos para toda la plantilla

Antes Se imprimieron trescientas copias, se repartieron por turnos y se tardó un mes en recoger las firmas. Nunca se supo con certeza quién faltaba.

Después Un único envío con acuse por firma simple. El panel muestra quién falta y los recordatorios automáticos se encargan del resto.

Hostelería · temporada

Contratos de temporada firmados antes de empezar

Antes Los contratos se firmaban el primer día en la oficina, con colas y documentos que se quedaban sin firmar.

Después Cada trabajador firma su contrato con PIN por SMS antes de incorporarse. El primer día se dedica a trabajar.

Servicios · entrega de equipos

Portátil y teléfono de empresa

Antes La entrega se registraba en una hoja de cálculo y, a la salida del trabajador, no había forma de acreditar qué se le había entregado.

Después El acta de entrega se firma en el momento y queda en el expediente. A la salida, se sabe exactamente qué tiene que devolver.

Vocabulario

Términos útiles en RRHH

Acuse de recibo: Constancia de que una persona ha recibido y leído un documento. Con firma simple y registro de evidencias, acredita la fecha y la versión recibida.
Envío masivo: Remisión de un mismo documento a muchos firmantes a la vez, en la que cada uno firma su copia de forma independiente y con sus propias evidencias.
Expediente del trabajador: Carpeta digital que reúne toda la documentación firmada por una persona a lo largo de su relación con la empresa.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan antes de empezar

¿Qué nivel de firma necesita un contrato de trabajo?

En la práctica, la firma avanzada con buenas evidencias resuelve la gran mayoría de la documentación laboral: contratos, anexos, pactos. La simple basta para acuses de políticas y comunicados.

¿Puede firmar un trabajador que aún no se ha incorporado?

Sí. Recibe el enlace en su correo o su teléfono personal y firma desde el móvil, sin necesidad de acceso a ningún sistema de la empresa.

¿Y quien no tiene correo corporativo?

Se le envía al teléfono por SMS. También puede firmar en una tableta en el propio centro de trabajo.

¿Se puede enviar un mismo documento a toda la plantilla?

Sí. Cada persona recibe su copia, firma de forma independiente y el panel muestra en todo momento quién ha firmado y quién falta.

¿Se integra con nuestro software de nóminas o RRHH?

Sí, mediante Kimobox Connector con A3 y otros sistemas, o por API. Si ya usas el portal del empleado de Kimobox, la firma va incluida sin coste añadido.

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